L’email continua ad essere uno strumento di lavoro importantissimo a livello aziendale. Facilita la comunicazione tra i team, consente di scambiare facilmente documenti con clienti e contatti e di gestire anche impegni e attività. Ma quando gestita male, la posta elettronica può anche essere fonte di stress. Per questo motivo, è importante sapere come gestire al meglio le mail: ecco qualche consiglio per risparmiare tempo ed energie ed essere più efficienti nella gestione delle email a lavoro.
1 – Archiviare la posta
Sebbene possa sembrare ovvio, riuscire a tenere la posta organizzata può essere complicato. Armatevi di una buona dose di pazienza e un po’ di tempo a disposizione da dedicare alla vostra casella di posta per archiviare le email che arrivano: smistare i messaggi ricevuti assegnando tag, cartelle o contrassegni sembra uno spreco di preziose energie, ma a lungo termine vi farà risparmiare tempo. Una volta create cartelle e tag per archiviare i messaggi più importanti e comuni che ricevete, assicuratevi di usarli! Utilizzando regolarmente tag e cartelle riuscirete a mantenere la posta bene organizzata e risparmiare tempo.
2 – Seguire la regola dei cinque minuti
Quando ci si sente obbligati a rispondere nel più breve tempo possibile, l’email può diventare una fonte di distrazione, un motivo di stress o rallentare la produttività lavorativa. Per questo, esiste una semplice regola da rispettare: se rispondere ad un messaggio sono necessari più di 5 minuti, posticipate la risposta a quando avrete un po’ più di tempo e rimanete concentrati sul vostro lavoro. Quando invece per rispondere ad un’email avete bisogno di meno di 5 minuti, rispondete nel più breve tempo possibile per impedire che la casella di posta si riempia troppo.
3 – Tenere anche una check-list fisica
Una buona strategia per mantenere ben organizzata la posta elettronica e gestire al meglio le email è quella di scrivere una check list delle cose da fare durante la giornata, soprattutto quelle più importanti. In questo modo, sarete in grado di sapere in poco tempo se avete risposto o meno ad una mail importante, senza la necessità di ricontrollare in archivio.
4 – Sfruttare anche altri canali
Per risparmiare tempo in azienda potete sfruttare anche altri canali di messaggeria come le chat a cui delegare le comunicazioni interne più veloci e meno formali come quelle tra colleghi o tra reparti. Mantenere aperti altri canali alternativi fa sì che la posta in arrivo non si sovraffolli di messaggi.
5 – Utilizzare un client di posta professionale
Imparare come gestire al meglio le mail vi aiuterà a migliorare i flussi di lavoro e ad ottimizzare il tempo a disposizione per investirlo in altre attività, o per concentrarvi meglio sul vostro lavoro. Per questo, è sempre una buona idea affidarsi ad un client di posta professionale che risponde nel migliore dei modi alle esigenze delle aziende: fatevi consigliare la migliore soluzione dai nostri esperti.