4 semplici trucchi per una gestione ottimale delle e-mail aziendali

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gestione mail aziendaleUna perfetta organizzazione nella gestione delle e-mail aziendali è un punto focale per la più ampia organizzazione del lavoro. Durante lo svolgimento della propria attività quotidiana, un’azienda si trova a gestire una mole enorme di flusso di e-mail in entrata e in uscita, che risulta sempre più difficile da organizzare in maniera efficiente e senza perdite.

Per gestire la mole di informazioni che arrivano ed escono via e-mail, ci vuole una considerevole quantità di tempo, per leggere, rispondere, archiviare, eliminare. La gestione quotidiana delle e-mail mina la produttività lavorativa e allontana gli obiettivi.

4 trucchi per la gestione delle e-mail aziendali

Per questi motivi conoscere i trucchi per gestire in maniera ottimale e senza spreco di tempo le e-mail aziendali diventa un vantaggio competitivo sotto tutti i punti di vista. Vi consigliamo di seguire questi 4 semplici passi:

  1. Organizzate le e-mail in cartelle e sottocartelle in cui archiviare le e-mail che arrivano, organizzate e nominate per mittente o per categoria, in modo da recuperare più velocemente vecchie e-mail e archiviare in locale cartelle passate che non usate più;
  2. Archiviate le e-mail più importanti, solo quelle che contengono dati sensibili e che sono funzionali al vostro lavoro;
  3. Usate i filtri di posta elettronica per le e-mail in arrivo per migliorare ulteriormente l’archiviazione delle e-mail, il filtro automaticamente devia un messaggio di posta in una specifica cartella. I filtri servono per distribuire in cartelle predefinite, per dare una priorità in base al mittente, eliminare quelle che contengono determinate parole nell’oggetto, e così via;
  4. Controllare la cartella di posta 3 o 4 volte nell’arco della giornata serve per migliorare la gestione del tempo. Evitate di aprire l’account di posta ogni 10 minuti perché distoglie l’attenzione e fa diminuire la concentrazione su quello che stavate facendo, disperdendo le energie.

 

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Fonte immagine: pixabay.com