Impostare un messaggio di assenza con il risponditore automatico di Zimbra

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impostare risponditore automatico Zimbra

Il risponditore automatico di Zimbra è quella funzione del client di posta elettronica che permette di inviare un messaggio automatico di risposta a tutti coloro che vi inviano un’email mentre siete fuori ufficio, che sia per ferie, per malattia o per altri motivi. Vediamo dunque come impostare un messaggio di risposta automatica sulla email.

L’utilità della risposta automatica

Questa funzione è molto utile per chi utilizza la posta elettronica aziendale, soprattutto in prossimità delle ferie. Come anticipato, consente di inviare un messaggio automatico a ogni destinatario che vi contatterà mentre siete fuori ufficio. In questo modo, avrete la possibilità di informare tutti i vostri contatti, che siano clienti o colleghi, della vostra assenza.

Come impostare la risposta automatica sulla email

Ma come impostare questa funzionalità presente in Zimbra? Di seguito una guida facile e pratica, che spiega in semplici passaggi come impostare il risponditore automatico sull’account di posta elettronica.

  • Per prima cosa andate su “Preferenze”, sulla barra dei menu in alto;
  • Selezionate “Fuori Ufficio” e vi apparirà un nuovo menu sullo schermo;
  • A questo punto cliccate su “Invia risposta automatica”;
  • Nel box vuoto inserite il corpo di testo che volete compaia nel messaggio del risponditore automatico;
  • Selezionate l’intervallo di tempo per cui si desidera che il messaggio automatico resti attivo;
  • Terminata questa operazione, cliccate su “Salva” e il messaggio di risposta automatica sarà attivo e pronto per l’uso.

Ora che avete impostato questa opzione, potrete attivare il messaggio di risposta automatica ogni qualvolta vogliate informare i vostri contatti che siete fuori ufficio.

Come scrivere un messaggio di risposta automatica

Una volta attivata la funzionalità, non vi resta che scrivere il messaggio automatico da inviare ai vostri contatti in risposta alle loro email. Ecco alcuni consigli per trovare una formula efficace, professionale ma non fredda e impersonale, di risposta automatica:

  • Il testo dovrà essere breve e piuttosto formale;
  • Deve includere un saluto iniziale e uno finale
  • Si devono sempre indicare le date precise di assenza dal lavoro;
  • Si devono indicare i motivi dell’assenza, senza però entrare in dettagli troppo personali;
  • È consigliabile indicare un contatto alternativo o le modalità in cui essere contattai per casi di emergenza.

Nell’articolo “Risposta automatica email: qualche esempio per scegliere la formula giusta, troverete alcuni esempi di messaggi da cui prendere spunto, per impostare la risposta automatica per quando si è fuori ufficio.

Per avere maggiori informazioni riguardo il client di posta Zimbra, potete contattare un nostro esperto o richiedere una demo.

Fonte immagine: pixabay.com