Quando si invia una mail è fondamentale definire i destinatari del messaggio di posta elettronica inserendo l’indirizzo corretto nel campoA (TO in inglese). Ma sappiamo bene che è anche possibile inviare mail a più destinatari. In quel caso, bisognerà sapere come utilizzare anche gli altri campi opzionali: CC e CCN. Prima di approfondire nel dettaglio il significato di ciascun campo, è utile comprendere perché questi strumenti siano così importanti nella comunicazione digitale: scegliere tra CC e CCN non è solo una questione tecnica, ma determina il modo in cui il messaggio viene condiviso e percepito dai destinatari.
Cosa significa CC nelle mail
Il primo campo è denominato CC di posta elettronica, sia in italiano che in Inglese. Il significato di CC è un acronimo che sta per Copia Conoscenza in italiano, Carbon Copy in inglese; questo campo serve per indicare che la mail inviata a quel destinatario sarà inviata anche ad altri utenti.
I destinatari presenti nel campo CC della posta elettronica, riceveranno la mail indicata come non destinata direttamente, a sottolineare che il mittente vuole sono mantenerli aggiornati su un determinato argomento, per tenere traccia della conversazione.
Cosa significa CCN
La compilazione del format di invio dei messaggi di posta elettronica prevede però anche la presenza di un secondo campo opzionale: il CCN, letteralmente Copia Carbone Nascosta (in inglese BCC, letteralmente Blind Carbon Copy). Quest’opzione consente di inviare un’e-mail a una o più persone senza che il destinatario e gli eventuali utenti in copia possono vedere il suo indirizzo di posta elettronica.
L’uso del CCN nelle mail è particolarmente utile quando si inviano comunicazioni a più contatti che non si conoscono tra loro, come newsletter, comunicazioni commerciali o informative. In questo modo si protegge la privacy dei destinatari e si evita di diffondere indirizzi personali non autorizzati.
Nelle organizzazioni, l’utilizzo corretto del CCN mail è spesso associato alle politiche di protezione dei dati personali, in linea con le normative sulla privacy come il GDPR. Inviare una mail in CCN significa dunque rispettare la riservatezza, mantenendo un tono professionale e proteggendo le informazioni sensibili di clienti e collaboratori.
Differenza tra CC e CCN
C’è dunque una differenza sostanziale tra CC e CCN: nel secondo caso, infatti, il mittente può far recapitare il messaggio ad un altro utente (ed informarlo della comunicazione) senza che il mittente ne sia esplicitamente conscio. In poche parole, se i destinatari e gli indirizzi in CC sono visibili, quelli in CCN non lo sono. Qui potete trovare anche un altro modo per nascondere i destinatari delle email.
Questa distinzione è essenziale per gestire in modo professionale la posta elettronica aziendale. Usare CC significa rendere trasparente chi riceve la comunicazione, utile ad esempio quando si vuole coinvolgere un intero gruppo di lavoro. Usare CCN mail, invece, è consigliato quando serve tutelare la riservatezza o quando si tratta di una comunicazione informativa inviata a più contatti non correlati.
Un esempio pratico: se un’azienda deve inviare una circolare a tutti i fornitori, inserirli in CCN è la scelta migliore. Se invece deve comunicare con un gruppo di progetto interno, il CC sarà più appropriato per garantire la collaborazione e la visibilità del flusso di mail.
Un semplice trucco per inviare mail a più destinatari
A chi si chiede come inviare una mail a più destinatari, c’è un semplice trucco che vi permetterà di inserire diversi indirizzi all’interno di ogni campo. Per tutti i campi di destinatari citati è possibile inserire più di un indirizzo di posta elettronica, separati da un punto e virgola.
Questa possibilità è molto utile quando si deve contattare un gruppo di persone contemporaneamente, ma è sempre bene valutare quale campo utilizzare — A, CC o CCN — a seconda del contesto e del livello di riservatezza richiesto.
CCN nelle mail e sicurezza dei dati
Con l’aumento delle comunicazioni digitali, la gestione sicura della posta elettronica è diventata un aspetto cruciale. Usare il CCN nelle mail aiuta a evitare la condivisione non autorizzata di indirizzi e-mail e contribuisce alla conformità alle normative sulla protezione dei dati personali.
La piattaforma aziendale Zimbra integra strumenti avanzati che semplificano la gestione dei destinatari, l’uso del campo CCN e la tracciabilità delle comunicazioni, offrendo un livello di sicurezza più elevato per aziende, enti pubblici e organizzazioni del Terzo Settore.
Perché conoscere la differenza tra CC e CCN è importante
Capire la differenza tra CC e CCN non è solo una questione tecnica, ma un segno di consapevolezza comunicativa. Una gestione corretta della CC mail e della CCN mail aiuta a:
- Mantenere ordine e trasparenza nelle conversazioni digitali.
- Tutelare la privacy dei contatti.
- Evitare errori di comunicazione che potrebbero danneggiare l’immagine aziendale.
- Migliorare l’efficienza della posta elettronica professionale.
In un contesto dove la posta elettronica è uno degli strumenti più utilizzati per il lavoro e la collaborazione, padroneggiare questi dettagli è essenziale per comunicare in modo chiaro, sicuro e professionale. Contatta ilger.com per una consulenza personalizzata su Zimbra e scopri le migliori soluzioni per la posta elettronica aziendale, sicura, integrata e in linea con le esigenze della tua organizzazione.