Archiviare i messaggi di posta elettronica è una pratica molto importante, soprattutto quando si fa utilizzo di un’email aziendale. I messaggi di posta elettronica contengono, infatti, informazioni di grande valore per un’impresa. Conservarle è un obbligo di legge, e non solo. Gestire al meglio l’archiviazione della posta permette di accedere in modo agevole a dati di grande utilità. Vediamo più nel dettaglio perché farlo e come farlo con Zimbra, in particolare con Zimbra Archive. Dove si trovano le email archiviate? Come recuperarle? Scopriamolo insieme.
Le ragioni per cui archiviare i messaggi di posta elettronica
Archiviare i messaggi di posta elettronica è fondamentale per un’impresa. La legge italiana, infatti, riconosce gli scambi intercorsi via email come parte integrante della corrispondenza aziendale. Secondo la normativa, la corrispondenza aziendale deve essere conservata nella sua integrità per dieci anni, avendo di fatto un importante valore probatorio. Inoltre, per un’azienda è molto importante tracciare uno storico delle comunicazioni, sia interne che esterne. Non da ultimo, archiviare comunicazioni, documenti e file ti permette di accedere al materiale archiviato in ogni momento, anche nel caso di assenza di connessione internet. La cosa può rivelarsi cruciale in più contesti.
Archiviare i messaggi di posta elettronica con Zimbra
Il client di posta elettronica Zimbra Mail offre l’opportunità di archiviare tutte le email che sono presenti nella casella di posta in modo semplice e immediato. I messaggi vengono archiviati in copia 1:1 con tutti gli allegati e tutti i relativi dati. Potrai scegliere tu quali messaggi archiviare nello specifico. Dovrai selezionare la voce “Preferenze” e selezionare quindi l’opzione “Importa/Esporta” presente nel menù di sinistra. Selezionando “Esporta” si potranno scegliere due differenti modalità di esportazione dei messaggi: potrai archiviare solo le email selezionate, o alcune sottocartelle, oppure potrai eseguire un backup completo di tutti i messaggi presenti nella tua casella di posta elettronica.
Dove sono le email archiviate
Potrai scegliere di archiviare la tua posta elettronica come preferisci, sia in cloud che on premise. A ciascun dominio possono essere applicate impostazioni di archiviazione differenti, a seconda delle necessità specifiche. Una volta archiviati i messaggi saranno suddivisi in modo automatico tra messaggi inviati e ricevuti. La loro organizzazione potrà seguire vari criteri: quello cronologico, con una divisione per anno, divisi per cartella, per tag, per mittente e per destinatario (anche in copia e in copia nascosta). Recuperare un messaggio specifico sarà semplicissimo, utilizzando l’apposito sistema di ricerca di Zimbra Mail. Basterà digitare il nome del mittente, del destinatario, l’oggetto del messaggio o il nome dell’allegato di proprio interesse. Una volta archiviati, se necessario, i messaggi potranno essere riportati di nuovo all’interno della mailbox.
Archivia la posta elettronica aziendale con Secure Email Archiving
Se vuoi archiviare i messaggi di posta elettronica aziendale, punta su soluzioni semplici ed efficaci come Secure Email Archiving. Questa soluzione si integra perfettamente con qualsiasi server email e ti offre l’integrazione nativa con Office 365 e Microsoft Exchange. Potrai accedere alle tue email archiviate come sempre, attraverso un componente aggiuntivo di Outlook, che supporta sia Windows che Mac.
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