La programmazione dell’invio differito dell’email è uno strumento molto utile, in molti casi è una vera e propria necessità. Non di rado, infatti, in ambito aziendale alcuni messaggi devono essere inviati nel rispetto di precise tempistiche, tenendosi in linea con scadenze e orari d’ufficio. In ambito professionale, dettagli di questo tipo fanno la differenza. Con Zimbra programmare l’invio differito dell’email è semplicissimo, bastano poche mosse. Inoltre, sarà sempre possibile modificare il messaggio prima che questo venga inviato secondo la data prefissata. In questo articolo vedremo nel dettaglio i vantaggi offerti dalla programmazione dell’invio email e gli step da seguire passo, passo per programmare un messaggio.
Ottimizza la gestione della posta elettronica aziendale
La programmazione degli invii email è molto semplice ed è uno strumento molto funzionale, da utilizzare in varie occasioni e in vari contesti. Questo processo è di grande aiuto per ottimizzare il flusso dei messaggi in uscita. È uno strumento efficace tanto nell’ambito della comunicazione interna di un’azienda, che nelle relazioni esterne con i clienti. In particolare, quando le email da inviare sono molte, pianificare il loro invio è indispensabile.
Programmare l’invio di un’email in poche mosse
In primo luogo, per inviare un messaggio di posta elettronica programmato è sufficiente scrivere il testo dell’email da inviare secondo la prassi abituale. Occorre cliccare sulla voce “Nuovo messaggio”. A questo punto la pagina di composizione del messaggio si aprirà in una nuova scheda, oppure come finestra di composizione separata. Come al solito, bisognerà digitare il corpo del messaggio, aggiungendo l’oggetto del messaggio e i destinatari prescelti nelle apposite caselle. Al momento di inviare l’email, invece di cliccare su “Invia”, dovrai cliccare sulla freccia in prossimità al tasto dell’invio, selezionando la voce “Invia successivamente”. Cliccando su “Specifica orario di invio messaggio” dovrai immettere la data e l’orario di invio del messaggio di posta elettronica, per poi confermare. Il messaggio verrà quindi salvato nella cartella delle “Bozze“, per essere poi inviato in modo automatico allo scattare della data e dell’ora selezionate.
Modificare il messaggio salvato nella cartella Bozze
L’email da inviare resterà nella cartella “Bozze” fino al momento dell’invio. Nell’eventualità si volesse modificare il messaggio da inviare, o modificarne la data d’invio, la prassi da seguire è semplice e veloce. Basterà aprire la cartella “Bozze” e selezionare il messaggio da modificare. Il messaggio potrà essere modificato integralmente, eventualmente, potrà anche essere cancellato. Queste modifiche sono possibili solo e unicamente prima che avvenga la spedizione automatica. Con il superamento della data fissata per la spedizione automatica, il messaggio verrà spostato automaticamente nella cartella “Posta Inviata” e a quel punto non sarà più modificabile.
Grazie all’invio differito dei messaggi, la gestione dell’email sarà pianificabile e il flusso del lavoro potrà essere pianificato nel dettaglio, nel rispetto degli orari e delle scadenze. Vuoi ottimizzare l’uso della tua posta elettronica aziendale? Contattaci subito per una consulenza personalizzata Zimbra. I nostri esperti ti daranno tutte le risposte che cerchi e ti forniranno soluzioni su misura, in linea con le tue esigenze aziendali più specifiche.