La gestione della posta elettronica aziendale rappresenta uno dei pilastri della sicurezza informatica interna. Password deboli, condivise tra più utenti o non aggiornate regolarmente possono esporre la mail aziendale ad accessi non autorizzati, perdita di dati sensibili e compromissioni dell’intero sistema. Per questo motivo è essenziale adottare politiche chiare, strumenti evoluti e una strategia consapevole per garantire la protezione di un asset così centrale nella comunicazione quotidiana.
Zimbra 10 offre un ecosistema completo che permette alle aziende di gestire gli accessi in modo sicuro, ordinato e conforme alle normative. Lo fa riducendo drasticamente i rischi legati alla gestione errata delle credenziali, grazie a funzioni avanzate come la gestione delle deleghe, che consentono di collaborare senza ricorrere alla pericolosa pratica del condividere password.
Password forti e gestione corretta delle credenziali
Le credenziali di accesso costituiscono il primo livello di protezione dell’account di posta elettronica aziendale. La qualità della password incide direttamente sulla sicurezza: una password forte riduce al minimo il rischio che un hacker possa accedere al sistema tramite tecniche di brute force, phishing o compromissione tramite database esposti. Allo stesso tempo, pratiche scorrette come condividere password o utilizzare la stessa chiave di accesso per più applicazioni possono annullare qualsiasi policy interna.
Proprio per questo, ogni azienda dovrebbe definire linee guida precise sulla creazione password sicura. Una password realmente efficace non si improvvisa: deve seguire criteri rigorosi e garantire un livello di complessità tale da impedire un’individuazione rapida da parte di sistemi automatizzati.
Caratteristiche di una password sicura
Una strategia efficace di creazione password sicura prevede:
- lunghezza adeguata, possibilmente superiore ai 12 caratteri;
- uso combinato di lettere maiuscole, minuscole, numeri e simboli speciali;
- assenza di parole comuni, riferimenti personali, date di nascita o sequenze prevedibili;
- aggiornamenti periodici secondo policy interne ben strutturate.
Ricordare di aggiornare la password email in modo regolare è parte integrante delle best practice di sicurezza: un intervallo di rinnovo troppo lungo aumenta il rischio di utilizzi impropri, specialmente se l’utente riutilizza la stessa password anche per altri servizi.
Password troppo semplici o utilizzate in più contesti rendono impossibile attribuire con precisione le attività svolte e facilitano gli attacchi di forza bruta. Una password forte, invece, garantisce un livello elevato di protezione anche in caso di tentativi ripetuti di accesso non autorizzato.
Deleghe in Zimbra 10: lavorare in modo collaborativo e sicuro
Zimbra 10 permette di concedere ad altri utenti permessi specifici e personalizzati, mantenendo al tempo stesso un controllo totale sulle attività svolte. Questo elimina la necessità di condividere credenziali e garantisce la massima sicurezza.
Tra le deleghe disponibili ci sono “Invio come” e “Invio per conto di”, che consentono a un utente delegato di operare sulla casella del delegante senza esporre la password e mantenendo la piena tracciabilità delle attività.
Invio come
Questa delega permette al delegato di inviare email utilizzando direttamente l’indirizzo del delegante. Il messaggio appare come inviato dal proprietario della casella, garantendo continuità comunicativa e coerenza con l’identità aziendale.
Invio per conto di
Questa delega permette al delegato di inviare email “per conto del delegante”: il destinatario visualizzerà chiaramente che l’invio è stato effettuato per conto di un altro utente, distinguendo mittente delegante e delegato.
Entrambe le deleghe consentono una gestione controllata e sicura delle attività, senza alcuno scambio di password.
Configurazione delle deleghe dalla webmail Zimbra
Le due deleghe possono essere configurate direttamente dal proprietario della casella, senza intervento dell’amministratore:
1. Accedere alle Preferenze dell’account.
2. Selezionare il menù Account.
3. Cliccare su Aggiungi delegato.
4. Inserire l’indirizzo email del delegato.
5. Selezionare l’opzione Invia come oppure Invia per conto di.
6. Salvare le modifiche.
7. Attendere la notifica automatica inviata al delegato.
8. Durante la composizione del messaggio, il delegato potrà scegliere il mittente corretto dal campo Da.
Le email inviate tramite delega verranno archiviate sia nella Posta inviata del delegante sia in quella del delegato, garantendo massima trasparenza e allineamento.
Deleghe da CLI per amministratori
Anche gli amministratori possono configurare le deleghe direttamente dalla riga di comando. È possibile impostare sia la delega “Invio come”, sia la delega “Invio per conto di”, utilizzando i comandi specifici.
La gestione tramite CLI è particolarmente efficace quando occorre configurare molte deleghe rapidamente o automatizzare procedure ricorrenti, garantendo controllo e coerenza nelle autorizzazioni.
Vantaggi operativi e di sicurezza
L’utilizzo delle deleghe al posto della condivisione delle password permette di:
- mantenere un controllo totale sugli accessi;
- garantire la tracciabilità completa delle operazioni;
- evitare che le password circolino in modo improprio;
- semplificare i flussi operativi nei team strutturati;
- rispettare policy interne e normative di sicurezza.
Le deleghe Invio come e Invio per conto di, combinate con una corretta gestione delle credenziali, rappresentano un sistema di protezione completo ed essenziale per la sicurezza della mail aziendale.
Zimbra per una gestione sicura e professionale della posta aziendale
Adottare una password forti, aggiornarle regolarmente e sfruttare strumenti avanzati come le deleghe di Zimbra 10 è fondamentale per garantire una gestione sicura ed efficiente della mail aziendale. Con Zimbra 10 queste buone pratiche si integrano in una piattaforma solida, e altamente collaborativa, pensata per ottimizzare i flussi di comunicazione, migliorare la produttività interna e supportare le esigenze operative quotidiane.
Le soluzioni Zimbra possono essere declinate e personalizzate in modo versatile in diverse realtà organizzative, offrendo sempre sicurezza, tracciabilità e continuità nella gestione della posta elettronica.
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