Eseguire il back-up dei messaggi di posta elettronica è una pratica fondamentale se si vuole recuperare spazio nella casella email e se si vogliono conservare i dati in modo sicuro. Creare un archivio della posta è essenziale per buona parte delle aziende. Sono molte le ragioni per cui le aziende hanno bisogno di creare un archivio protetto della posta elettronica ricevuta e inviata. Questo archivio dovrà essere ben organizzato e facilmente fruibile dalle persone autorizzate. Z-Archive, o Zimbra Archive, nasce proprio a tal fine. Vediamo più nel dettaglio quali sono vantaggi offerti da questa zimlet.
Perché è importante archiviare le email
Archiviare regolarmente le email su un disco, o in cloud, è molto importante. Questa pratica andrebbe svolta periodicamente, con regolarità, soprattutto in ambito aziendale. Questo, infatti, permette di liberare spazio nella casella di posta elettronica, e non solo. Archiviare i file su disco ci consente di poter accedere a messaggi, comunicazioni e file in qualsiasi momento, anche in caso di mancanza di connessione alla rete internet. I messaggi in archivio saranno al riparo da qualsiasi eventuale cancellazione fortuita, cosa che si verifica non di rado durante la gestione ordinaria della casella di posta elettronica. Oltretutto, l’archiviazione dei messaggi rappresenta uno strumento ottimale per tenere la casella di posta sempre in ordine. Archiviare i messaggi che hanno meno utilità nell’immediato, ma che potrebbero tornare utili in un secondo momento, rende la casella più ordinata e semplice da gestire.
Con Zimbra Mail l’attivazione è immediata
Zimbra Archive consente l’archiviazione di tutti i messaggi di posta elettronica presenti nelle cartelle email, sia inviati che ricevuti. Il servizio è disponibile per tutti gli utenti Zimbra, a ogni dominio possono essere applicate impostazioni differenti. L’archiviazione può essere effettuata sia in on-premise che in cloud. Zimbra Archive si attiva immediatamente. Non c’è bisogno di installare alcun software per iniziare a utilizzare questa Zimlet.
Ogni messaggio salvato integralmente con link e allegati
I messaggi archiviati verranno salvati nella loro interezza, con tanto di link ipertestuali e con tutti i loro allegati. Una volta in archivio, questi messaggi saranno quindi suddivisi in modo automatico in due macrocategorie: messaggi ricevuti e messaggi inviati. Conseguentemente, verranno poi organizzati per anno, per tag, per cartelle, per mittente, per destinatario, come anche per destinatari in copia (CC) e in copia nascosta (CCN). È possibile attivare il servizio anche solo per singole cartelle selezionate.
Spazio e tempo di archiviazione illimitati
Con Zimbra Archive puoi acquistare spazio d’archivio in base alle tue necessità più specifiche.
Inoltre, la conservazione dei file non ha limiti temporali. L’archivio resterà sempre accessibile, da diversi dispositivi, sia da quelli fissi che da mobile. Nel caso si opti per l’archiviazione on-premise, i file verranno archiviati sul dispositivo scelto dal cliente.
Recuperare i messaggi in archivio è molto semplice. Basterà digitare il nome del mittente, o del destinatario, oppure l’oggetto dell’email o il nome del file allegato.
Preserva il valore legale delle tue email
I messaggi di posta conservati in archivio mantengono il loro valore legale. Questo è un elemento imprescindibile per molte imprese e per tutti coloro che lavorano con la posta elettronica.
Ottieni le statistiche sulla tua corrispondenza
Non da ultimo, Zimbra Archive raccoglie e presenta una serie di statistiche sui messaggi archiviati. I dati che se ne ricavano sono molto preziosi al fine di ottimizzare i processi di lavoro e di comunicazione all’interno di un’azienda.
Stai pensando di organizzare un tuo archivio email professionale? Cerchi una soluzione che ti garantisca il massimo della sicurezza e dell’efficienza, su misura per la tua azienda e per le tue necessità particolari? Contattaci subito per una consulenza personalizzata Zimbra.