Proprio come è importante che il computer abbia un’architettura interna per funzionare nel migliore dei modi, così ordinare le email comporta un risparmio di tempo e renderà tutto più semplice. Può sembrare un’operazione inutile, ma creare un sistema di cartelle ben strutturato consente di rendere la consultazione dei messaggi più funzionale, intuitiva e veloce. Inoltre, vi aiuterà a non perdere informazioni importanti. Vediamo dunque come organizzare i messaggi di posta elettronica nel migliore dei modi.
L’organizzazione automatica dei messaggi in cartelle
Il client di posta elettronica riesce ad organizzare, grazie ad alcuni protocolli di ricezione (POP3 e IMAP) e di invio (SMTP) del messaggio, le cartelle in modo automatico. Queste cartelle sono il principale strumento utilizzato dunque per l’organizzazione di un account di posta elettronica.
Le principali cartelle dei client
Le principali cartelle definite automaticamente dal sistema, e comuni alla maggioranza dei client di posta elettronica, sono le seguenti:
- In arrivo: l’archivio contiene tutti i messaggi in entrata;
- Inviati: la cartella conserva tutti i messaggi inviati ad altri destinatari;
- Bozze: all’interno troverete tutti quei messaggi non ancora completati, in attesa di essere inviati;
- Posta indesiderata (spam): questa cartella di archiviazione è un vero e proprio filtro di smistamento, al cui interno vengono inserite tutte quelle email considerate spam e pubblicità. È possibile modificare le impostazioni di default del client per inserire specifici indirizzi da catalogare in questa cartella;
- Cestino: come il nome stesso suggerisce, è la cartella in cui vengono inserite le email cancellate.
Oltre a queste, poi, ne esistono solitamente molte altre, come ad esempio “Importanti” o “Speciali”, in cui l’utente inserisce manualmente i messaggi che desidera mettere in evidenza, oppure “In programma”, in cui il client inserisce automaticamente le mail programmate per il futuro.
Tutte queste tipologie di archiviazione permettono di allocare il messaggio nella cartella più idonea, così da consentirvi di ritrovare più facilmente l’email che state cercando, facendovi risparmiare tempo e fatica.
Archivi personalizzati, tag e contrassegni
I client di posta elettronica professionali come Zimbra, inoltre, offrono la possibilità di creare degli archivi personalizzati che si basano su regole definite dall’utente. Chiaramente il nome delle nuove cartelle non potrà coincidere con nessuna delle aree già presenti all’interno del client, quindi sono esclusi nome quali: agenda, rubrica, calendario, in arrivo, cestino…
Un ulteriore modo per classificare correttamente le email, organizzare e ordinare i messaggi, è l’utilizzo dei tag e dei contrassegni. Si possono ad esempio creare tag per evidenziare l’importanza del contenuto o classificarli in base ad un progetto specifico. Infine i contrassegni possono essere utilizzati anche all’interno di una conversazione per focalizzare l’attenzione su un singolo messaggio.
I vantaggi di Zimbra
Scoprite i numerosi vantaggi che offre Zimbra per aiutarvi ad organizzare i messaggi di posta elettronica in modo corretto e veloce. Nell’articolo “5 consigli per mantenere la casella di posta elettronica in ordine e pulita”, invece, vi indichiamo alcuni suggerimenti per mantenere la posta elettronica ordinata e organizzata.
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