La casella di posta elettronica aziendale è uno strumento fondamentale per lo scambio di informazioni d’alta importanza strategica. Conservare le email è essenziale per le aziende, per diverse ragioni. In primo luogo, la conservazione delle email professionali è sancita dalla normativa vigente, e non solo. Preservare gli scambi di posta elettronica significa disporre sempre di un database di informazioni di elevato valore. È quindi essenziale archiviare i messaggi in modo sicuro, evitando eventuali data breach, che comporterebbero gravi danni per un’organizzazione. Vediamo insieme come archiviare la posta elettronica aziendale in modo sicuro.
Archivio email: cosa indica la normativa
Secondo quanto indicato dall’art. 2214 del Codice Civile i messaggi di posta elettronica che hanno contenuti di rilevanza giuridica e commerciale devono essere conservati per 10 anni. Messaggi di questo tipo devono essere conservati anche a fini fiscali secondo quanto indicato dall’art. 22 del Dpr 600/1973. Dal momento che anche i messaggi di posta elettronica sono considerati a tutti gli effetti parte della corrispondenza aziendale devono essere conservati in condizioni di integrità, qualità, sicurezza e immodificabilità, esattamente come avviene per i messaggi scambiati attraverso la posta tradizionale. La giurisprudenza odierna riconosce ai messaggi di posta elettronica un importante valore probatorio.
Come archiviare le mail con Zimbra
Gli scambi di messaggi di posta elettronica sono fondamentali nell’ambito della comunicazione aziendale, tanto per quanto concerne la comunicazione esterna che quella interna. Per questa ragione, le caselle di posta elettronica aziendale rappresentano uno degli obiettivi principali degli attacchi hacker. Fare un semplice backup dei messaggi di posta non è sufficiente. Questa pratica è utile, ma non garantisce elevati standard di sicurezza. Inoltre, non sempre garantisce una fruizione efficace del materiale salvato. Solo un sistema di archiviazione protetto ti assicura sicurezza e, al tempo stesso, la massima fruibilità dei dati conservati. Per questo, Zimbra ti offre varie soluzioni, in linea con le tue esigenze aziendali più specifiche:
Zimbra Archive
La zimlet Zimbra Archive, o Z-Archive, ti permette di salvare e conservare una copia di ogni messaggio inviato o ricevuto, sia in cloud che on-premise. I messaggi verranno archiviati in sola lettura, senza limiti temporali. Saranno automaticamente suddivisi fra messaggi ricevuti e inviati, venendo archiviati per data, per cartella, per mittente, destinatario e destinatari in CC e Ccn. All’evenienza, i messaggi conservati potranno essere facilmente ripristinati nella mailbox dell’utente. Questo servizio è disponibile per tutti gli utenti Zimbra, applicando impostazioni di archiviazione diverse per ogni dominio.
Secure Mail Archiving
Archiviando i messaggi di posta elettronica con Secure Mail Archiving potrai conservare in modo sicuro la tua corrispondenza senza limitazioni temporali. Non importa quale sia il server di posta elettronica che stai utilizzando, Secure Email Archiving offre l’integrazione nativa con Office 365 e Microsoft Exchange. Inoltre, potrai svolgere ricerche complesse in modo rapido ed efficiente. I messaggi verranno copiati 1:1 e conservati nella loro interezza, con relativi allegati, in modo tale che ogni messaggio mantenga sempre il suo valore legale.
Il sistema di sicurezza di Secure Mail Archiving è garantito dall’integrazione di:
- crittografia AES256
- timestamp certificato delle email archiviate grazie al protocollo RFC 3161 Time-Stamp Protocol (TSP).
Inoltre, Secure Mail Archiving permette la creazione di 80 ruoli account granulari con autorizzazioni distinte nel rispetto del GDPR. A questo si aggiunge che grazie al Privacy Officer l’accesso ai dati sensibili sarà soggetto ad approvazione, a seconda delle necessità di ciascun account.
Conserva le tue email aziendali in modo sicuro, mantieni intatto il loro valore legale e recuperale con pochi clic. Per maggiori informazioni, contattaci e ottieni subito una consulenza personalizzata Zimbra in linea con le tue necessità aziendali più specifiche.