Dopo quanto tempo cancelliamo i messaggi di posta elettronica? Subito, dopo un giorno, un mese, un anno? Ebbene è necessario archiviare l’email per almeno 10 anni. Può sembrare strano, eppure tutti i messaggi di rilevanza commerciale o giuridica, devono essere conservati per una decade.
Le email di carattere commerciale necessitano di essere conservate perché utili ai fini fiscali o in caso di controlli. Non basta archiviare le email con il semplice intento di conservarle, secondo il Codice dell’amministrazione Digitale, quest’ultime essendo documenti commerciali o giuridici, andranno conservati in modalità sostitutiva.
L’articolo 2214 del Codice civile, sostiene di “conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere dei telegrammi e delle fatture spedite”
Per venire incontro alle esigenze degli imprenditori, il client di posta Zimbra offre la possibilità di creare backup di tutti i messaggi di posta elettronica ricevuti, in qualsiasi momento, senza dover interrompere le attività che si stanno svolgendo o rischiare di perdere dati, informazioni o allegati.
Così facendo diventerà più facile archiviare le email e ricercarle in pochi secondi.
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