Perché avere più indirizzi e-mail è importante? I motivi sono diversi, primo fra tutti la sicurezza dei propri dati. A tal proposito, vi suggeriamo di disporre di almeno quattro indirizzi differenti, da utilizzare ciascuno per uno scopo specifico. Approfondiamo, dunque, il perché di questa esigenza e come suddividere i diversi account.
Perché è importante disporre di più indirizzi e-mail
Gli attacchi informatici sono all’ordine del giorno e molto spesso i loro obiettivi riguardano proprio l’identità e i dati sensibili degli utenti. Se una persona utilizza lo stesso nome utente e lo stesso account per tutto ciò a cui accede, per gli hacker sarà ancora più semplice “rubargli” l’identità.
Dunque, sia per i consumatori che per le imprese, avere un indirizzo unico può causare un maggior rischio di incidenti di questo tipo. Ecco spiegato il principale motivo per cui è necessario creare più caselle email. Ma quali sono gli scopi di ciascun indirizzo e e come suddividerli in modo efficace per tutelare la sicurezza e migliorare l’organizzazione digitale?
#1 Indirizzo per dati sensibili
Un indirizzo e-mail deve essere utilizzato per tutte quelle operazioni che hanno a che fare con dati sensibili. Questo account di posta elettronica può essere associato, per esempio, ad applicazioni bancarie o finanziare che necessitano di un indirizzo e-mail per l’autenticazione e, di conseguenza, per l’accesso.
Separare questo tipo di indirizzo di posta elettronica da quello personale o professionale è una scelta di sicurezza indispensabile. In questo modo, anche nel caso in cui uno degli altri account venga compromesso o riceva spam, i dati finanziari restano protetti. È consigliabile inoltre impostare una password complessa e aggiornarla periodicamente per ridurre ulteriormente i rischi di accesso non autorizzato.
#2 Indirizzo per la corrispondenza personale
Il secondo indirizzo deve essere utilizzato per la corrispondenza personale. Con questo termine indichiamo qualsiasi e-mail scambiata con familiari, amici o altre attività sociali. Questo account non deve mai essere utilizzato per scopi differenti dall’invio e dalla ricezione di e-mail, dunque non dovrebbe essere utilizzato come indirizzo per accedere o autentificarsi online, quando necessario.
Questa distinzione semplificherà anche l’identificazione di eventuali messaggi classificati come spam e ridurrà la quantità di pubblicità indesiderata. Inoltre, mantenere le caselle email personali separate da quelle professionali aiuta a gestire meglio il tempo e le priorità, evitando distrazioni durante l’orario di lavoro.
#3 Indirizzo per i social network e per i siti di svago
Il terzo indirizzo di posta elettronica dovrebbe essere dedicato ai social network, alle newsletter e ai siti di svago. Si tratta di un indirizzo “di servizio”, utilizzato per tutte le iscrizioni non essenziali o per piattaforme che potrebbero generare un alto volume di notifiche e comunicazioni commerciali.
Alcuni siti web, infatti, tendono ad inviare frequentemente mail di marketing, offerte promozionali, promozioni commerciali e notifiche automatizzate. Stessa cosa per alcuni dei messaggi ricevuti dai vari social network. Creare un account posta elettronica esclusivo per queste attività permette di mantenere le altre caselle email libere da messaggi non rilevanti e di migliorare l’efficienza della gestione quotidiana.
Inoltre, questo tipo di indirizzo rappresenta una barriera di protezione ulteriore: nel caso in cui un sito venga violato o subisca un furto di dati, le informazioni più importanti (collegate ai tuoi account principali) resteranno al sicuro.
#4 Indirizzo aziendale
Infine, il quarto indirizzo e-mail necessario è quello aziendale, condiviso con i colleghi, con il datore di lavoro e con gli eventuali clienti. Questo indirizzo email deve essere utilizzato esclusivamente per scopi professionali e nell’ambiente lavorativo.
Avere una casella posta elettronica aziendale separata non solo garantisce una migliore sicurezza dei dati sensibili, ma contribuisce anche a creare un’immagine più credibile e coerente dell’azienda. Usare indirizzi mail personalizzati con dominio aziendale (ad esempio nome.cognome@azienda.it) comunica affidabilità e professionalità.
Come gestire al meglio più indirizzi di posta elettronica
Gestire diversi indirizzi posta elettronica può sembrare complicato, ma in realtà esistono soluzioni pratiche per semplificare l’organizzazione. Ad esempio, una piattaforma come Zimbra (https://www.ilger.com/zimbra-10/) permette di sincronizzare e visualizzare più caselle email in un’unica interfaccia, rendendo il controllo dei messaggi rapido e intuitivo.
Questo approccio consente di risparmiare tempo e di mantenere sempre separati i flussi di comunicazione: lavoro, vita privata, sicurezza e svago. Inoltre, avere più account posta elettronica consente di impostare regole personalizzate per le notifiche, archiviare automaticamente i messaggi in cartelle dedicate e ridurre al minimo gli errori di invio o smistamento.
Un altro vantaggio concreto è la possibilità di impostare differenti livelli di protezione per ogni casella. Ad esempio, si può attivare l’autenticazione a due fattori sull’account principale e utilizzare un filtro antispam più flessibile per quello personale.
Ogni account può essere gestito con impostazioni di backup automatico, regole di archiviazione e protezioni specifiche. Le piattaforme di posta più evolute, come Zimbra, permettono anche di creare alias, condividere rubriche, pianificare attività e accedere a calendari integrati. Tutto in modo sicuro, ordinato e conforme alle esigenze delle aziende moderne.
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