Quando si lavora all’interno di un team, quando si è a contatto con clienti o partner, può tornare molto utile lavorare mediante cartelle condivise, così da non perdere nessuna modifica alla documentazione. Questa funzione facilita decisamente il lavoro e semplifica lo scambio di informazioni, con benefici riguardo l’efficienza e la chiarezza del flusso. I software di posta elettronica tradizionali solitamente non consento di poter adoperare strumenti per la modifica dei dati o per la compilazione di nuovi documenti. Ma un client di posta elettronica professionale come Zimbra, consente a più utenti di poter lavorare contemporaneamente all’interno di una cartella condivisa. Scopriamone di più!
Le opzioni di condivisione della cartella
Per iniziare, vediamo quali sono le diverse opzioni e i diversi ruoli che il software mail mette a disposizione degli utenti per facilitare le modalità di condivisione:
- Condivisione semplice: quando un utente sceglie di condividere la propria cartella, i destinatari possono aprire e leggere i messaggi contenuti al suo interno.
- Ruolo di Gestore: se ai destinatari viene riconosciuta la qualifica di gestori, hanno tutte le autorizzazioni necessarie anche per inoltrare, rispondere, modificare il contenuto, creare nuove sottocartelle o cancellare una cartella o alcune e-mail.
- Ruolo di Amministratore: agli utenti con qualifica di amministratori, oltre a tutto ciò che è consentito ai gestori, è permesso anche condividere la cartella di posta con altri o, in alternativa, di creare una directory condivisa contenente tutte le cartelle nella quale è possibile lavorare.
Zimbra, inoltre, non solo consente di condividere i messaggi di posta elettronica ma anche:
- Gli impegni,
- La rubrica,
- La valigetta,
- Il blocco note.
Come avviene per le email, anche per modificare, condividere, aggiungere informazioni o eliminare file all’interno di questi altri strumenti condivisi bisogna avere i ruoli di Amministratore o Gestore.
Come creare una cartella condivisa
Il procedimento per creare una cartella condivisa su Zimbra è molto semplice e intuitivo. In ogni caso, ti basterà seguire questi pochi passaggi:
- Per prima cosa scegli la cartella che vuoi condividere e, cliccando con il tasto destro del mouse, imposta la condivisione.
- In secondo luogo, decidi con chi desideri condividere il contenuto di una determinata cartella, tra account interni, account esterni oppure pubblici.
- A questo punto invita gli utenti a condividere con te determinati contenuti: saranno loro che dovranno accettare o declinare l’invito.
- In un messaggio, indica agli utenti i dettagli della condivisione.
Nel momento in cui andrai a condividere il materiale con gli account da te invitati, verrà creata una copia di quella cartella.
Come modificare l’accesso utente a una cartella condivisa
Niente è definitivo. Ogni cosa può essere modificata in un secondo momento. Dunque, se desideri modificare i privilegi di condivisione assegnati a un determinato utente o a un gruppo, ti basterà seguire i seguenti passaggi:
- Con il tasto destro del mouse clicca sulla cartella condivisa da modificare e seleziona l’opzione “Modifica proprietà”. Seleziona ora la finestra “Proprietà cartella” per vederne i dettagli. Questa opzione mostra infatti i nomi che condividono la cartella.
- Nel pannello “Condivisioni per questa cartella”, clicca su “Modifica” accanto al nome da modificare.
- Adesso, nella finestra di dialogo “Proprietà condivisione”, modifica i privilegi. Puoi disattivare temporaneamente l’accesso a una cartella condivisa senza revocare i privilegi di condivisione selezionando “Nessuno”.
- Puoi decidere anche se informare o meno l’utente di questa modifica, selezionando “Informare l’utente tramite email”.
- Clicca su “OK” per salvare le modifiche.
Come rimuovere l’accesso utente a una cartella condivisa
Se invece si desidera rimuovere definitivamente l’accesso di un utente a una cartella condivisa, i passaggi da seguire sono questi:
- Clicca con il tasto destro del mouse sulla cartella condivisa e seleziona, ancora una volta, “Modifica proprietà”. Come prima, la finestra di dialogo “Proprietà cartella” mostrerà i nomi che condividono la cartella.
- A questo punto clicca su “Revoca” accanto al nome dell’utente che si desidera rimuovere.
- Nella finestra di dialogo “Revoca condivisione”, puoi poi decidere se inviare un messaggio standard o aggiungere una nota al tuo messaggio.
- Infine, clicca su “Sì” per confermare la rimozione: l’utente ora non potrà più accedere alla tua cartella.
Quali cartelle si possono condividere?
Per quanto riguarda le cartelle di posta elettronica, sarà possibile condividerle tutte con utenti interni o esterni, comprese le cartelle Inviati e In arrivo. Le uniche eccezioni sono rappresentate dalle cartelle Cestino e Posta indesiderata, che non potranno essere condivise con terzi.
Per scoprire di più sul client di posta elettronica professionale Zimbra, richiedi una demo gratuita o contatta un nostro esperto.