Cosa scrivere e come impostare la propria firma nelle e-mail?

  • ilger.com
  • BLOG
  • Cosa scrivere e come impostare la propria firma nelle e-mail?

firma nelle email

La firma e-mail, oltre ad essere uno strumento per ricordare i propri dati di contatto e dunque un biglietto da visita elettronico, è anche uno spazio pubblicitario personale a tutti gli effetti e va dunque creato con cura e formalità. Dunque, cosa scrivere nella firma delle e-mail?

Firma e-mail: che cos’è?

Le e-mail fanno ormai parte da anni della quotidianità: sono centinaia quelle che si inviano e ricevono ogni giorno, e la maggior parte di queste sono dettate da questioni legate al lavoro. Anche questi piccoli testi però possono essere sinonimo o meno di professionalità: oltre al corretto linguaggio con cui andrebbero scritte, le e-mail contengono nel fondo di ognuna una firma, un segno digitale di riconoscimento che in poche righe o immagini dà tutte le informazioni principali sul mittente del messaggio.

Come si firma una mail?

La firma deve consistere in 4, massimo 7 righe, in cui dovranno essere scritti tutti i vostri dati principali, ovverosia:

  • il nome e il cognome;
  • il titolo professionale o l’area aziendale di competenza;
  • il nome dell’azienda con annesso collegamento ipertestuale al sito;
  • le informazioni di contatto come il numero di telefono, quello di fax e l’indirizzo e-mail.

Un esempio di firma per email:

Mario Rossi
Responsabile Marketing| Rossi S.r.l.
T. +39 0915448965 | M. +39 3284585967
mario.rossi@rossi.it
Facebook | Sito web

Questo è il metodo standard con cui si dovrebbe creare una firma email professionale. Va ovviamente evidenziato che il gusto è puramente soggettivo e la struttura della firma può variare in base alle esigenze del singolo.

Al posto delle barre verticali “|” si potrebbe andare semplicemente a capo, ma per una questione di pulizia e praticità è preferibile utilizzarle. Mentre è consigliabile lasciare tutto il testo in un formato classico e sobrio, il nome e il cognome vanno messi in grassetto e aumentati leggermente di dimensione rispetto al resto del corpo della firma.

Inserire immagine nella firma email

Una firma email si può arricchire inserendo un immagine di piccole dimensioni (ad esempio, il logo aziendale). Unica raccomandazione è quella di non utilizzare un’immagine intera come firma in quanto non solo le informazioni di contatto non possono essere selezionate, copiate e incollate (cosa fondamentale nell’era degli smartphone e tablet), ma si va ad aumentare la dimensione complessiva di ogni e-mail.

La firma email personalizzata

Un’altra piccola chicca è quella di creare firme diverse in base al tipo di e-mail scambiate. Qualora si stia rispondendo a un’e-mail facente parte di una conversazione, la firma non farebbe altro che allungare il corpo del messaggio, potendo risultare in alcuni casi fastidiosa: in questo caso si potrebbe creare una firma più piccola e compatta, in cui vengono omessi tutti i dettagli superflui o che possono essere facilmente rintracciati nelle e-mail precedenti.

Inserire la firma email su smartphone

Purtroppo non tutte le app per gestire le e-mail su mobile, e dunque su smartphone e tablet, permettono di inserire collegamenti ipertestuali nella firma: dunque, è necessario cambiarla sui vostri dispositivi, riportando l’URL completo che si vuole linkare.

Esempio di firma mail su mobile:

Mario Rossi
Responsabile Marketing| Rossi S.r.l.
T. +39 0915448965 | M. +39 3284585967
mario.rossi@rossi.it
Sito web: https://www.ilger.com
Facebook: http://facebook.com/X

Questi erano alcuni consigli per scrivere delle formali firme per e-mail. Come ricordato sopra, la situazione è differente per ogni utente: la firma può essere usata anche come strumento di marketing, inserendo ad esempio il motto aziendale o il lancio di un nuovo servizio o prodotto.