In ambito professionale può capitare molto spesso di inviare un messaggio di posta elettronica e di non ottenere risposta dal destinatario di posta elettronica. L’istinto ci suggerisce che, se non ha risposto alla prima email, forse non è interessato e non gradirà essere infastidito di nuovo. Ma se il contenuto del messaggio ha carattere di urgenza, ecco che ci si ritrova costretti a vincere l’imbarazzo e a scrivere un’altra email per sollecitare una risposta.
Le email senza risposta
Secondo una recente ricerca, a livello commerciale sono pochissimi i prospect che rispondono al primo tentativo di contatto, e le percentuali di risposta restano basse almeno fino al 5° tentativo: lo studio ha infatti registrato un tasso di risposta del 18% alla prima e-mail inviata e il 13% alla quarta; è invece il sesto tentativo quello che ha segnato le più alte percentuali di risposta (il 27%). La ricerca evidenzia anche come circa il 70% dei primi messaggi inviati si trasformano in email senza risposta.
Quanto tempo attendere prima di sollecitare una risposta?
Non occorre attendere molto prima di sollecitare il destinatario di un’email rimasta senza risposta. La maggior parte dei messaggi vengono generalmente aperti il giorno stesso in cui sono ricevute, per cui è evidente che se se non avete avuto risposta entro il giorno in cui avete inviato l’email, è molto probabile che il destinatario non risponderà. Come regola generale, prima di inviare un’email di recap è comunque meglio attendere 2-3 giorni dal primo messaggio.
Come scrivere un’email di sollecito per mancata risposta
Se il destinatario non ha risposto entro un paio di giorni alla vostra email, è il momento di inviare un sollecito risposta o una mail di reminder. Nello scrivere il messaggio di sollecito abbiate cura di utilizzare un tono sempre rispettoso e gentile, ma andate subito dritti al sodo senza troppi giri di parole. Aggiungete ulteriori dettagli a quanto avete scritto in precedenza e spiegate in maniera diretta e concisa per quale motivo state contattando il destinatario. Infine, chiudete la mail di sollecito con una formula simile a “Attendo un suo cortese riscontro” per far capire al destinatario che attenderete ancora una sua risposta.
Seguendo questi semplici consigli potrete scrivere una mail di sollecito efficace. Per altri suggerimenti utili per la gestione e l’uso della posta elettronica Zimbra, contattateci subito, ilger.com è Platinum Partner ufficiale.