Oggi l’email professionale rappresenta un elemento essenziale per le imprese di ogni settore. La posta elettronica aziendale è uno strumento di comunicazione insostituibile, fondamentale per coltivare rapporti con clienti, colleghi e fornitori. Per questo, se si vuole trasmettere affidabilità e competenza in ogni contesto, è necessario disporre di un indirizzo di posta elettronica aziendale. Vediamo insieme come creare un indirizzo email aziendale professionale e funzionale, seguendo pochi semplici consigli.
1. Scegli il giusto provider di servizi di posta elettronica
Scegli un provider di servizi email affidabile, che offra servizi in linea con le tue necessità. Quando si seleziona un fornitore di servizi di posta elettronica, infatti, non si sceglie solo uno strumento per inviare i messaggi. Un buon provider offre servizi integrati che coprono un’ampia varietà di esigenze: spazi di archiviazione di email e documenti, calendari condivisi, sistemi per lo scambio di messaggistica istantanea, piattaforme per la video call e alti margini di integrazione con app di produttività e di gestione del tempo e delle attività. Ricorda che è fondamentale integrare l’email aziendale con altre applicazioni aziendali.
2. Scegli un dominio appropriato
Scegliere un dominio di posta elettronica appropriato è fondamentale quando si crea un indirizzo email aziendale. Optare per un dominio generico, o gratuito, generalmente trasmette un’immagine di scarsa professionalità. Si consiglia quindi di prediligere come dominio il nome del proprio brand, o dell’impresa. Per esempio, se la tua impresa si chiama “XYZ Consulting” si potrebbe scegliere come dominio “xyzconsulting.it”.
3. Personalizza gli indirizzi email
Quando si creano degli indirizzi email professionali è importante che questi si ricolleghino in modo inequivocabile a una specifica figura professionale, o a un reparto aziendale ben preciso. Creare un indirizzo email generico come “info@impresa.com” può essere molto utile, ma non è sufficiente. Assegna un indirizzo email a ogni collaboratore con un nome proprio, come: “mario.rossi@impresa.com” o “m.rossi@impresa.com”. Crea indirizzi di reparto come “sales@impresa.com” o “hr@impresa.com”. In questo modo, clienti e fornitori riconosceranno con più facilità la persona, o il reparto, della tua azienda con cui si stanno interfacciando. La comunicazione risulterà quindi più efficace e funzionale.
4. Crea la tua firma email professionale
Quando si invia un’email in ambito professionale, una firma appropriata fa la differenza. Personalizza la tua firma email professionale includendovi nome, posizione lavorativa, numero di telefono e link alle pagine aziendali di riferimento, sia web che social. Potresti aggiungere anche il logo aziendale, prediligendo una formattazione essenziale e ordinata.
5. Implementa le giuste misure di sicurezza
Le email di posta elettronica aziendale sono sempre più spesso nel mirino degli hacker. Questo perché i dati contenuti all’interno dei messaggi email aziendali hanno un alto valore in termine economico, strategico e reputazionale. Opta quindi sempre per misure di sicurezza avanzate come filtri antispam e scansioni antivirus, affidati a tecnologie come l’autenticazione a due fattori. Proteggi i tuoi dati sensibili con sistemi di sicurezza di ultima generazione, capaci di rispondere alle esigenze di sicurezza più specifiche della tua organizzazione.
6. Archivia periodicamente i messaggi di posta aziendale
Effettua un backup periodico dei dati delle email aziendali. In questo modo, potrai disporre sempre di tutte le informazioni di cui hai bisogno in qualsiasi contesto, anche in caso di cancellazione e perdita di messaggi, di guasti del sistema o di mancanza di connessione alla rete internet. Così, i dati saranno sempre accessibili e ripristinabili. A tal fine, scegliere il backup automatico dei messaggi di posta elettronica può rivelarsi molto utile. Crea un archivio email protetto che ti permetta di salvaguardare il valore legale della tua corrispondenza aziendale, preservando i dati da qualsiasi violazione. Secure Email Archiving nasce proprio per rispondere a questa esigenza.
Ricorda che un servizio di email professionale deve rispondere sempre in modo funzionale a esigenze d’impresa specifiche. Zimbra ti offre una collaboration suite pensata proprio per aumentare organizzazione e produttività in ambito aziendale. Migliora la comunicazione l’efficienza della tua organizzazione, mantenendo i più alti standard di sicurezza informatica. Contattaci subito per ricevere una consulenza personalizzata Zimbra e trovare la soluzione più in linea con le tue esigenze professionali specifiche.