La posta elettronica è uno strumento irrinunciabile in azienda. Programmare l’invio dell’email in ambito aziendale è uno strumento utilissimo, necessario in molte occasioni, soprattutto quando ci sono numerosi invii di posta elettronica da effettuare e precise scadenze da rispettare. Anticipare o ritardare la data di invio di un’email in alcuni contesti professionali potrebbe essere percepito come una mancanza di professionalità. Per questo è fondamentale usufruire dell’opportunità di programmare un invio differito dell’email. Con un client di posta elettronica Zimbra questo è semplicissimo. Vediamo nel dettaglio come fare.
Scrivere e programmare la mail da inviare
Scrivi il testo dell’email da inviare, come al solito. Una volta redatto il testo, fai tutti i controlli di rito. Assicurati che l’ortografia sia corretta e che tutti gli eventuali allegati siano stati caricati.
Invece di cliccare sul pulsante “Invia” come d’abitudine, clicca sulla freccia che si trova vicino al tasto d’invio, sempre in alto a sinistra.
Si aprirà un menù a tendina che presenta varie opzioni, tra queste la voce “Invia successivamente”. Selezionando questa opzione si potrà quindi procedere impostando la data e l’ora dell’invio del messaggio di posta elettronica. Una volta scelta la data e l’orario desiderato, basterà solo confermare.
Rivedi e modifica il messaggio salvato in “Bozze”
L’email scritta resterà salvata nella cartella “Bozze” e verrà quindi automaticamente inviata nella data selezionata. Nel caso si volesse rivedere il messaggio o modificare la data di invio l’operazione da fare è semplicissima. Aprendo nuovamente il file nella cartella “Bozze” si potranno effettuare tutte le modifiche del caso. Ovviamente, sarà possibile apportare tutte queste modifiche prima che scatti l’invio automatico. Altrimenti, avendo impostato l’invio automatico il messaggio sarà spedito nella data prescelta. Dopo l’invio, il messaggio verrà spostato automaticamente nella cartella “Posta Inviata”.
Ottimizza i flussi di gestione dell’email aziendale
In questo modo, programmare l’invio delle email sarà semplicissimo. Gestire il flusso dei messaggi sarà immediato, e questo sarà di grande supporto nell’organizzazione del flusso lavorativo nella sua complessità. Per questa ragione, uno strumento di questo tipo è fondamentale nell’ambito della collaborazione aziendale. Inviare molte email, infatti, può essere impegnativo. È fondamentale disporre dei giusti mezzi per svolgere l’operazione in modo rapido e sicuro, ad esempio utilizzando SMTP Relay, la soluzione ideale per evitare i filtri antispam o le limitazioni del servizio smtp del proprio provider.
Zimbra offre un client di posta elettronica aziendale open source, sicuro, semplice da utilizzare e da gestire. Si rivolge a tutte quelle aziende che cercano tecnologie di ultima generazione, non solo con servizi di posta elettronica, ma anche con servizi di CLOUD Hosting, offrendo servizi dalle prestazioni eccellenti e dall’ottimo rapporto qualità/prezzo.
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