La varietà delle soluzioni presenti sul mercato quando si parla di piattaforme per la gestione dei flussi di lavoro, l’e-mail e la comunicazione aziendale è talmente ampia che spesso le aziende faticano a scegliere un prodotto piuttosto che un altro.
Multifunzionalità di servizi e flessibilità sono le due caratteristiche che un software di comunicazione e collaborazione aziendale deve possedere per essere considerato efficiente.
Scendiamo nel dettaglio dei requisiti essenziali, facendo chiarezza sugli aspetti da prediligere quando ci si appresta a scegliere una piattaforma di e-mail e collaborazione aziendale con l’obiettivo di rendere lineare e fluida la condivisione delle informazioni e il workflow quotidiano.
- Calendario eventi e rubriche contatti condivisibili
- Possibilità di creare liste di indirizzi e-mail in base al dominio di appartenenza
- Filtro antivirus e antispam
- Spazio di archiviazione ed eventuali servizi FTP
- Servizio clienti attivo H24
Calendario eventi e rubriche contatti condivisibili
Il primo requisito che una piattaforma di e-mail e collaborazione aziendale deve avere è sicuramente il calendario eventi condiviso, proprio come quello offerto da Zimbra attraverso la funzionalità Zeendar.
In questo modo, tutti i membri del team o dell’ufficio, rimangono aggiornati in merito ai propri impegni e quelli dei colleghi, web meeting di gruppo ed altri tipi di appuntamenti che li riguardano direttamente o indirettamente.
Sempre per lo stesso motivo, anche le rubriche dei contatti aziendali devono poter essere importate all’interno della piattaforma e condivise per essere visibili e gestibili da tutti i membri del team in qualsiasi momento.
Possibilità di creare liste di indirizzi e-mail in base al dominio di appartenenza
La funzione di creazione di liste di indirizzi e-mail personalizzate, sulla base del dominio di appartenenza, permette di velocizzare le comunicazioni dirette a più persone appartenenti ad un medesimo progetto, organizzazione, dipartimento o business esterno, migliorando i flussi di lavoro quotidiani.
Filtro antivirus ed antispam
Una caratteristica tanto necessaria quanto le precedenti è il filtro antivirus e antispam, un mezzo che aiuta a contrastare l’attacco di virus informatici e il loro diffondersi attraverso i sistemi operativi.
In particolar modo, gli attacchi possono arrivare dalla casella di posta elettronica: le e-mail sono infatti il primo mezzo attraverso cui i malware ed altri tipi di virus aggrediscono il sistema operativo. Essere preparati a riconoscerli e ad eliminarli tempestivamente è quindi fondamentale per non rischiare malfunzionamenti e perdita di dati.
Spazio di archiviazione ed eventuali servizi FTP
Lo spazio di archiviazione per i file e i documenti aziendali non è mai abbastanza. Per questo motivo la piattaforma scelta per l’e-mail e la collaborazione aziendale deve poter prevedere la possibilità di integrare, laddove necessario, servizi di cloud storage ed FTP per la condivisione e l’invio di file di grandi dimensioni che non possono essere inoltrati via e-mail.
Zimbra è la soluzione perfetta in tal senso perché, grazie ai suoi zimlet, permette l’integrazione con app di diverso tipo tra cui Dropbox e Nextcloud, per l’archiviazione e la condivisione di documenti di ogni tipo.
Servizio clienti attivo H24
È la ciliegina sulla torta. Scegliere la soluzione e il fornitore che offre un servizio clienti attivo H24 permette di assicurare a tutti i propri collaboratori di essere seguiti
tempestivamente per ogni tipo di esigenza o domanda circa l’utilizzo della piattaforma, anche se l’assistenza dovesse richiedere un intervento ben oltre l’orario di lavoro.
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