Grazie alle caratteristiche e alle avanzate funzionalità che Zimbra offre per gli account aziendali, è possibile abilitare la ricerca all’interno delle cartelle condivise dentro dell’account. Una funzionalità che è possibile attivare di default dalle Preferenze dell’account nel menù cerca.
La condivisione permette ad altri l’accesso alle cartelle che si decide di mettere in condivisione nel proprio account di posta. Si possono scegliere gli elementi che si desidera condividere e decidere il livello di accesso a ogni documento.
Si possono condividere le cartelle dell’e-mail, della rubrica, dell’agenda, degli impegni e della valigetta con 3 tipologie di utenti:
- gli utenti interni che possono entrare nei documenti condivisi in qualità di gestori;
- gli utenti esterni che possono entrare nei documenti condivisi solo tramite una password;
- tutti gli utenti, senza filtrare gli accessi, in possesso di un indirizzo URL generato con il quale possono visualizzare in sola lettura gli elementi condivisi.
Una volta condivise le cartelle, è possibile effettuare una serie di azioni che migliorano ulteriormente la gestione delle cartelle condivise:
- visualizzare tutte le cartelle che altri hanno condiviso anche quelle non accettate;
- effettuare modifiche, revoche e rinvii alle cartelle condivise con altri.
Per attivare la funzionalità di ricerca degli elementi condivisi in e-mail si deve premere sulla freccia della barra di ricerca dell’account e includere gli elementi condivisi, una volta selezionata questa funzione cambierà l’icona della barra di ricerca con l’icona di una cartella e due omini.
Le cartelle condivise a loro volta sono divise in:
- cartelle condivise con me ma non ancora accettate che possono essere visualizzate secondo una lista di distribuzione o secondo il nome dell’utente che ha condiviso la cartella;
- cartelle condivise con me e accettate, con descrizione della cartella, il tipo di cartella, il nome dell’utente con il quale è stata condivisa e il nome della lista di distribuzione;
- cartelle condivise da me con specificato l’indirizzo dell’utente con il quale sono state condivise, la posizione e il tipo di elemento condiviso.
Questa funzionalità di ricerca di elementi condivisi via e-mail è un modo pratico e veloce per condividere file e intere cartelle di lavoro con i colleghi, con i clienti o con gli amici, senza comprimere gli allegati e-mail.
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