Archiviare email è un’esigenza importantissima per chi utilizza una casella di posta elettronica, sia a livello professionale che personale. Gestire l’e-mail in modo ordinato e organizzato i messaggi di posta elettronica, secondo uno schema ben preciso, consente di lavorare e condividere le informazioni senza perdita di dati. Oggi, con l’utilizzo dei server mail professionali, è possibile scegliere tra diverse metodologie come archiviare la posta elettronica.
Archiviare email: perché conviene?
Prima di scoprire come archiviare al meglio la posta elettronica e gestirla in maniera ordinata ed effettiva, cerchiamo di capire perché conviene archiviare le email e quali sono alcuni dei vantaggi che derivano da una casella di posta ben gestita e organizzata. Archiviare la posta elettronica:
- Consente di conservare le e-mail non lette che hanno ancora bisogno della nostra attenzione, e che potremo leggere comodamentein un secondo momento;
- Consente di archiviare le e-mail più importanti, che possono esserci utili come riferimento anche in futuro;
- Consente di organizzare i messaggi di posta in base a diversi criteri (per importanza, progetto, cliente, etc.) archiviandoli nello stesso posto, in modo da poterli vedere tutti insieme;
- Permette di trovare e recuperare rapidamente qualsiasi e-mail più facilmente.
Come archiviare la posta elettronica con le cartelle
Creare delle cartelle con un nome univoco è il modo più semplice per gestire con ordine tutti i messaggi in entrata e in uscita perché rispecchiano il concetto di cartelle nel mondo del computer (e prima ancora della carta) a cui tutti siamo abituati. Si potrà attribuire lo stesso nome sia alla cartella di e-mail in arrivo che crearne un’altra per la posta in uscita. Così facendo, tutta la comunicazione riguardante un singolo cliente o un progetto sarà raggruppata in ambienti differenti e separati.
Come archiviare email con i Tag
Se tale metodologia non dovesse piacervi, ecco un’alternativa differente su come archiviare la posta elettronica. È possibile adoperare i Tag per catalogare i messaggi secondo attributi creati liberamente dall’utente. Il Tag può riportare il nome del progetto, del responsabile della società, o anche il nome di un evento.
La creazione di un attributo è molto semplice ed intuitiva. Nella schermata principale del client mail basterà cliccare sull’etichetta Tag, inserire il nome preferito e successivamente cliccare su Ok. Dopo averlo creato sarà possibile attribuire l’attributo a tutte le conversazioni che si reputerà opportuno.
Scegliere il modo di archiviare la posta elettronica migliore per voi
Scegliere come archiviare la posta elettronica e procedere con la creazione di tag o cartelle può richiedere un certo impegno, ma sono operazioni che torneranno utili per risalire alla cronologia delle conversazioni anche dopo molto tempo. Non esiste un metodo più efficace per organizzare al meglio un account di posta elettronica: che sia utilizzando i tag o le cartelle, la scelta ideale per avere una casella di posta elettronica più organizzata e produttiva dipende dalla natura del vostro lavoro.