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01 Ott

Le 10 regole da seguire per rispettare l’etiquette via e-mail

Creato: 01 Ottobre 2015

etiquette email Migliaia e migliaia di e-mail ogni giorno spedite e ricevute da ogni parte del mondo, per tantissimi motivi, siano essi personali o lavorativi. Eppure, nonostante ciò sono tantissime le persone che non sanno usare correttamente le e-mail.

Perché si, anche le e-mail hanno la loro etiquette e le proprie regole da seguire per non cadere in errori che potrebbero mettervi in imbarazzo anche involontariamente: la career coach Barbara Patcher nel suo libro “The Essentials of Business Etiquette” ha dedicato una parte alle regole da seguire per un “elegante” e corretto utilizzo delle e-mail.

Ecco quali:

1.      Inserite una frase chiara e diretta nel soggetto. Poche parole chiave che permettano al destinatario di capire il contenuto delle e-mail.

2.      Utilizzate un indirizzo e-mail professionale. Se possibile, preferite quello aziendale, ma in caso contrario occorre comunque averne uno contenente il proprio nome così che il destinatario capisca con più immediatezza il mittente.

3.      Non per forza pressare su “Rispondi a tutti”. Spesso non tutti i partecipanti di una conversazione messi in copia sono interessati agli aggiornamenti e alla cascata di e-mail che segue la prima.

4.      Usate il punto esclamativo con parsimonia. La conseguenza di un uso massiccio o improprio, come spiega l’autrice, è quella di apparire troppo emozionali o immaturi.

5.      Siate cauti con lo humor. La maggior parte delle battute fa ridere gli amici anche grazie al modo con cui viene raccontata, alla mimica facciale e al tono di voce. Via e-mail tutto è più “freddo”, e dunque è meglio evitare lo humour a meno che non si conosca bene il destinatario.

6.      Rispondere sempre alle e-mail. È complicato farlo, considerando la mole che si riceve ogni giorno, ma ogni mittente si aspetta una risposta. Anche se un’e-mail è stata ricevuta per errore, sarebbe opportuno rispondere così da far capire di aver sbagliato destinatario.

7.      Rileggete prima di inviare. Soprattutto nella nostra era, in cui un’enorme parte delle e-mail ricevute vengono gestite da smartphone e dalle loro tastiere con l’autocorrezione, che spesso fanno fare errori a volte anche esilaranti.

8.      Inserite i destinatari e-mail per ultimo. Così da evitare invii accidentali: l’autrice consiglia di farlo anche nelle e-mail di risposta, cancellando l’indirizzo e-mail e inserendolo nuovamente soltanto quando si è pronti all’invio.

9.      Usate un font classico. Evitando font troppo particolari: l’autrice consiglia di usare quelli classici come Arial, Times New Roman e Calibri, a 10-12 punti.

10.  Non scrivete nulla di compromettente via e-mail. Ogni messaggio lascia una scia e può essere conservato e riletto infinitamente volte: dunque, non scrivete nulla che possa essere rovinoso per voi o per gli altri.

 

Fonte immagine: Pixabay.com