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02 Apr

Come scrivere una buona email formale: alcuni consigli preziosi

Creato: 16 Luglio 2015

come scrivere buona email

Che siano di lavoro, inviate a parenti e amici, o ad altri destinatari che richiedono un’impostazione più o meno formale, la quantità di e-mail che ogni giorno inviamo è notevole. E, in base al destinatario, non sempre è immediata la forma corretta con cui si dovrebbero scrivere. Vediamo dunque alcuni suggerimenti su come scrivere una buona e-mail formale e quali sono i piccoli accorgimenti da prendere per evitare che la stessa finisca nello spam.

Come evitare che la mail finisca in spam

Ogni volta che inviamo una email, prima di raggiungere il destinatario questa viene filtrata dai sofisticati software antispam del client di posta elettronica, che analizzano il messaggio e gli forniscono un punteggio in base a delle regole ben precise. Più il punteggio è alto, più è alta la possibilità che l’email finisca nello spam. Tuttavia, basterà prendere dei piccoli accorgimenti per migliorare questo punteggio ed evitare, di conseguenza, il problema. Inoltre, in questo modo aumenterete la qualità del messaggio e scriverete una buona email formale, idonea al destinatario.

#1 L’oggetto

Se il destinatario dell’email è un amico e il contenuto non necessita un’impostazione formale, allora qualsiasi cosa andrà bene in quel campo. Ma se si tratta di un’e-mail di lavoro o in cui bisogna catturare l’attenzione del destinatario, allora l’oggetto deve essere sintetico, di massimo 6-12 parole, e deve contenere l’essenza del messaggio. Per evitare di finire nello spam, poi, l’oggetto non deve mai essere scritto in maiuscolo e deve essere sempre presente.

#2 Il saluto

A maggior ragione nei casi di email formali, è sempre necessario iniziare il messaggio con un saluto. Quando l’email che si sta mandando è professionale, e dunque formale, è bene utilizzare formule più auliche quali “Egregio Sig. Bianchi” o “Gentile Sig. Bianchi”, cercando di evitare i saluti a sé stanti come “Buongiorno” o “Buonasera”. Quest’ultima tipologia, invece, può essere usata quando ci si rivolge genericamente a una ditta e non a una persona specifica. In questo caso può anche essere usata la formula “Egregi Signori”.

#3 Locuzioni sì o no?

Le locuzioni come “Come va?” o “Tutto bene?”, vanno sempre evitate nelle email formali, anche se si conosce il destinatario. Il motivo è duplice: non solo perché si rischia di ricevere una risposta negativa, con conseguente imbarazzo da parte del mittente, ma anche perché il fine per cui si ha mandato quell’email è totalmente diverso.

#4 Il corpo del messaggio

Proprio come negli articoli di cronaca, la prima frase del testo deve racchiudere tutto il contenuto del messaggio, specialmente se questo è particolarmente lungo. Tuttavia, sarebbe sempre meglio evitare di scrivere testi molto lunghi, per non annoiare o far perdere tempo inutilmente al destinatario. Dalla seconda frase, poi, si vanno sviluppando i vari punti, cercando di essere sempre chiari e coincisi. Invece, come accorgimento da prendere per evitare che l’email possa essere scambiata per spam, per quanto riguarda il testo è bene che esso sia sempre presente, seppur minimo. Quando si deve inviare solamente un link o un allegato, ad esempio, a volte si tende a mandare il messaggio privo di testo. Questo è un errore che deve essere evitato.

#5 La conclusione

Siamo giunti ora alla conclusione del messaggio. Come prima cosa è bene esplicitare chiaramente nell’ultima frase se il mittente resta in attesa di una risposta o meno. Per quanto riguarda il saluto vero e proprio, invece, vanno bene i classici “Cordiali saluti” o “Distinti saluti”. Anch’essi devono essere sempre presenti.

Una buona e-mail andrebbe spedita da un buon client di posta elettronica: richiedete una prova di Zimbra per testare in autonomia le funzionalità.