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16 Lug

I consigli per scrivere una buona e-mail

Creato: 16 Luglio 2015

come scrivere buona emailChe siano di lavoro, inviate a parenti o amici, la quantità di e-mail che ogni giorno inviamo è notevole. E, in base al destinatario, non sempre è immediata la forma corretta con cui si dovrebbe scrivere l’e-mail. Vediamo alcuni suggerimenti su come scrivere una buona e-mail.

Partiamo dall’oggetto: se il destinatario è una persona cara e il contenuto “leggero” per così dire, allora qualsiasi cosa va bene in quel campo, ma se si tratta di un’e-mail di lavoro o in cui bisogna catturare l’attenzione del destinatario, allora l’oggetto deve essere sintetico, di massimo 6-12 parole, e deve contenere l’essenza del messaggio.

Il saluto. La maggior parte dei messaggi di posta elettronica inizia ovviamente con il saluto: quando l’e-mail che si sta mandando è professionale, e dunque formale, si dovrebbero usare le formule “Egregio Sig. Bianchi”, “Gentile Sig. Bianchi” o “Buongiorno Sig. Bianchi”, cercando di evitare i saluti a sé stanti come “Buongiorno”, che invece possono essere usati quando ci si rivolge genericamente a una ditta e non a una persona specifica. In questo caso può anche essere usata la formula “Egregi Signori”.

“Come va?”. Locuzioni del genere, come anche “Tutto bene?”, andrebbero sempre evitate in e-mail formali, anche se si conosce il destinatario. Il motivo è duplice: non solo perché si rischia di ricevere una risposta negativa, con conseguente imbarazzo da parte del mittente, ma anche perché il fine per cui si ha mandato quell’e-mail è totalmente diverso.

Il corpo. Proprio come negli articoli di cronaca, la prima frase del testo deve racchiudere tutto il contenuto del messaggio, specialmente se particolarmente lungo, cosa che andrebbe anch’essa evitata per non annoiare o far perdere tempo inutilmente al destinatario. Dalla seconda frase, si vanno poi sviluppando i vari punti

La conclusione. Bisognerebbe innanzitutto esplicitare chiaramente nell’ultima frase se il mittente attende risposta via e-mail o altri mezzi. Per il saluto, vanno bene i classici “Cordiali saluti” o “Distinti saluti”.

Una buona e-mail andrebbe spedita da un buon client di posta elettronica: richiedete una prova di Zimbra per testare in autonomia le funzionalità.

 

Fonte immagine: Pixabay.com