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21 Nov

Gestione della posta elettronica: come risparmiare tempo

Creato: 19 Marzo 2015

gestione-della-posta-elettronicaUna corretta gestione della posta elettronica può aiutare ad ottimizzare i tempi e a diminuire le possibili distrazioni. L’email è uno strumento che consente di ottimizzare l’organizzazione del lavoro - riducendo i tempi, semplificando i processi e migliorando la comunicazione e la collaborazione – ma anche di semplificare la nostra vita sul posto di lavoro e non: basta sapere come utilizzarlo bene. Ecco allora alcuni consigli che possono aiutare nella corretta gestione dell’email.

La gestione email aziendale

Quanto tempo dedicate mediamente in una giornata al controllo della vostra casella email e quanto vi distrae dal vostro lavoro? Un gran numero di lavoratori trascorre molto del proprio tempo al controllo dei messaggi in arrivo sul server di posta. Con dei piccoli accorgimenti ai gesti quotidiani sarà possibile risparmiare tempo per organizzare meglio il vostro lavoro.

Come prima cosa bisogna smettere di controllare ogni secondo la propria casella di posta: rispondere con 20/30 minuti di ritardo ad un messaggio non comporterà alcun danno, a meno che non sia particolarmente urgente.

Il secondo consiglio per la corretta gestione della posta elettronica è di tenerla il più possibile organizzata. Archiviare in modo corretto le email, mediante filtri o tag aiuterà a migliorare la gestione delle email classificando per mittente, per progetto o per priorità i messaggi in arrivo. Eliminare e bloccare gli account di spam vi aiuterà a smettere di ricevere i messaggi provenienti da account di posta inutili o perfino dannosi e contribuirà a farvi guadagnare del tempo alle vostre priorità.

L’importanza di un buon programma di gestione della posta elettronica

Ma oltre ad archiviare  messaggi e dati in un posto sicuro e facilmente accessibile da qualunque posizione e piattaforma, un buon software di gestione email consente di avere a disposizione tanti altri strumenti utili per la gestione professionale dell’email in ambito aziendale: dalla sicurezza della crittografia alla sincronizzazione di file, calendari, agende, contatti o promemoria, all’accesso a strumenti cloud per la produttività e per il lavoro di gruppo.

Per questo è fondamentale utilizzare un client professionale come Zimbra, che integra in un’unica suite diverse funzionalità per la gestione di email, rubrica, calendario, condivisione di file e creazione di attività.