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16 Lug

Gli errori nell’invio delle e-mail da non commettere: il vademecum

Creato: 27 Giugno 2019

errori da non commettere nelle e mailSi faccia avanti chi non ha mai commesso errori nell’invio di email. Nei precedenti articoli ci siamo soffermati su alcune regole di base per scrivere un’email in modo corretto ed esaustivo. In questo articolo vi mostreremo, invece, quali sono gli errori da non commettere nelle e-mail per evitare che si possano creare equivoci o incomprensioni tra i lettori.

Gli errori email più comuni

  • Rispondere senza leggere - È uno degli errori più comuni, ma in contesti formali è altamente sconsigliato replicare senza aver compreso bene il senso del messaggio e aver risposto a tutti i quesiti. 
  • L’incongruenza tra il titolo e il corpo del messaggio - Il primo campo a cui prestare attenzione prima di spedire il messaggio è l’oggetto, perché quest’ultimo consente di conoscere in pochi secondi il contenuto dell’e-mail e la motivazione del vostro messaggio. Uno degli errori nelle e-mail da non commettere è dimenticare di inserire l’oggetto o scrivere qualcosa di incongruente con il contenuto effettivo del messaggio.
  • Rispondere accidentalmente a tutti o dimenticare di farlo – Un altro errore spesso imperdonabile che denota fretta o scarsa attenzione, ma che capita davvero molto di frequente.
  • Inviare la mail al contatto sbagliato – Si tratta di un caso molto comune: a chi non è mai capitato di inviare per errore un’email ad un indirizzo sbagliato, magari ad un omonimo?
  • Affidarsi al correttore automatico – Una scelta spesso sbagliata, che può causare l’invio di messaggi con errori ortografici anche banali che denoteranno una scarsa attenzione da parte del mittente. Questi sono errori da non commettere soprattutto nelle e-mail di lavoro, perché potrebbero portare il cliente a dubitare della vostra poca attenzione ai dettagli.
  • Dimenticare l’allegato o inviare quello sbagliato – Altro errore che entra nell’ambito delle “sviste” molto spesso perdonabili, anche in contesti lavorativi.
  • Essere troppo formali - Inviare un messaggio di posta elettronica freddo e distaccato senza personalizzazioni, fa instaurare un rapporto molto formale tra i due attori, quindi per evitare di incorrere in questo errore nella stesura delle vostre e-mail, ricordate di usare un tono informale, soprattutto tra colleghi o conoscenti. Qui la differenza tra formale e informale.
  • Non indicare l’attesa di una replica-risposta – Se avete bisogno di ulteriori informazioni, assicuratevi di aver effettivamente inserito le vostre richieste all’interno del messaggio.
  • Invio di informazioni sensibili – Evitare l’invio di password, numeri, codici di accesso e altre informazioni che non dovrebbero diventare note a tutti.
  • Non inserire i contatti in calce – Infine, ricordate di inserire la firma automatica, perché consente al destinatario di avere sempre disponibili tutti i vostri contatti.