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30 Dic

Free/Busy: come utilizzare tutte le funzionalità dell’agenda email su Zimbra

Creato: 24 Dicembre 2020

utilizzare il free busy nellagenda emailL’agenda è quel complemento, cartaceo o digitale, che può davvero salvarvi la vita in molte occasioni! La memoria a volte inganna e, soprattutto quando si hanno molti impegni, non è di certo possibile pensare di ricordarseli tutti senza un piccolo aiuto. Inoltre, quante volte vi è capitato di dover fissare un appuntamento o una call di lavoro, ma non riuscite a trovare il momento giusto in cui sia voi che l’altra parte interessata siete liberi? Riuscire ad incrociare i propri calendari per trovare il giorno e il tempo necessari per svolgere quella determinata attività non è sempre semplice. Ecco però che ci accorre in aiuto la tecnologia! Come tutti saprete, i migliori e moderni client di posta elettronica come Zimbra, offrono tra le varie funzionalità anche quella dell’agenda. In particolare però, Zimbra, supporta il Free/Busy. Ma allora scopriamone di più: ecco come utilizzare il Free/Busy nell’agenda email.

Come creare un’agenda su Zimbra

Prima di approfondire la funzionalità del Free/Busy, però, vediamo come creare un’agenda su Zimbra. Vi basterà seguire questi semplici passaggi:

  • Cliccare sulla scheda Agenda.
  • Nella barra degli strumenti, selezionare Nuova > agenda.
  • Nella casella di testo Nome, inserire il nome dell'agenda.
  • Selezionare un colore per visualizzare le attività dell'agenda.
  • Per impedire ad altri di guardare la propria agenda mentre si pianificano gli appuntamenti, selezionare Escludi questa Agenda dalla segnalazione degli orari liberi/occupati.
  • Per sincronizzare questa agenda con un'agenda remota, selezionare Sincronizza appuntamenti da Agenda remota. Inserire l'URL per il file iCal remoto.
  • Cliccare su OK. La nuova Agenda verrà ora visualizzata nell'elenco Agende.

Come utilizzare il Free/Busy nell’agenda Zimbra

La funzionalità del Free/Busy - condivisa con il possibile interlocutore, o con gli interlocutori – facilita la lettura degli slot liberi e di quelli occupati della vostra agenda. Per poter procedere e approfittare di questa funzionalità, dovete seguire questi semplici passaggi:

  • Come prima cosa dovete accedere alla vostra Agenda e cliccare sull’icona ad ingranaggio tipica delle Impostazioni
  • Qui selezionate la voce Invia link Libero/Occupato come. A questo punto si aprirà un menu a tendina, attraverso il quale avrete la possibilità di inviare un Link accessibile direttamente dal browser (opzione HTML), un ICS o un Evento ICS.
  • Accedendo al Link voi e il vostro interlocutore visualizzerete l’agenda giornaliera, settimanale o mensile, con le fasce orarie libere e quelle occupate. Per tutelare la privacy dell’utente, ovviamente non verranno visualizzati i dettagli dei singoli appuntamenti.

Per scoprirne di più, leggete gli articoli “Come creare un’agenda su Zimbra e come aggiungere agende esterne” e “Agenda e calendario Zimbra: guida all’uso”. Per avere altre informazioni su Zimbra, invece, contattate i nostri esperti o richiedete una demo gratuita.