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25 Giu

5 consigli per mantenere la casella di posta elettronica in ordine e pulita

Creato: 11 Giugno 2020

come organizzare la posta elettronicaOggi siamo sommersi dalla corrispondenza via Internet: ogni giorno riceviamo e inviamo decine di email, soprattutto per motivi di lavoro, ma non solo. La posta elettronica è un modo semplice e veloce per comunicare con efficacia, risparmiando tempo e lunghe telefonate. Tuttavia, proprio per via dei grandi numeri di messaggi presenti nei nostri account, è bene riuscire a tenere in ordine la casella. Ecco dunque alcuni consigli su come organizzare laposta elettronica.

#1 Avere più indirizzi email

Avere più indirizzi email è importante per diversi motivi, primo fra tutti la sicurezza dei propri dati, in quanto avere un indirizzo unico può causare un rischio maggiore per attacchi informatici. Ogni indirizzo dovrà essere dunque utilizzato per uno scopo specifico. Ad esempio, dovreste disporre di: un indirizzo per tutte quelle operazioni che hanno a che fare con i dati sensibili, un indirizzo per la corrispondenza personale, uno per i social network e per i siti di svago e uno aziendale.

#2 Eliminare le email costantemente

Svuotate il più spesso possibile la cartella della posta in arrivo. I messaggi di pubblicità o newsletter per voi irrilevanti, così come quelli di spam che potrebbero contenere virus o link di truffa, potrete eliminarli sena neanche leggerli. Altri, come ad esempio le email in cui vi viene comunicata una riunione o un evento, potete cancellarli una volta assolto il compito. Nel caso in cui il messaggio vi presenti una richiesta non urgente, invece, potrete archiviare la email in una cartella specifica chiamata ad esempio “Da fare”.

#3 Etichettare le email

Anche etichettare le email è un ottimo modo per gestire e ordinare la casella di posta elettronica. Così facendo catalogherete i messaggi utilizzando le diverse categorie, come ad esempio lavoro, abbonamenti, svago, assicurazione, bollette, messaggi personali e così via. 

#4 Non creare bozze inutili

Spesso la casella di posta elettronica viene utilizzata come calendario in cui si segnano gli appuntamenti da ricordare, come block notes in cui si prendono appunti e si salvano link… In questo modo si occupa uno spazio inutilmente e si crea disordine e confusione all’interno della casella di posta elettronica. Ogni dispositivo prevede infatti la presenza di applicazioni apposite, ideate proprio per sopperire a necessità di questo tipo, come prendere appunti, il calendario e simili.

#5 Utilizzare un client di posta elettronica

Last but not least, utilizzare un client di posta elettronica vi permetterà di gestire la casella di posta, di mantenere l’ordine e di organizzare le varie email nel migliore dei modi. Gestire meglio le email vi aiuterà a migliorare, semplificare e velocizzare i flussi di lavoro e a ottimizzare il tempo a disposizione. Per questo è sempre una buona idea affidarsi ad un client di posta professionale come Zimbra. Per conoscere tutte le funzioni presenti in Zimbra, contattate un nostro esperto o richiedete una demo gratuita.