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30 Apr

Elenchi di impegni sulla email: come gestire tempo, scadenze e progetti di lavoro

Creato: 24 Aprile 2020

elenchi di impegni emailTra le numerose funzionalità di Zimbra, il client di posta elettronica professionale, vi è anche quella degli elenchi di impegni. Utilizzare questa funzione sull’email vi aiuterà nella gestione del vostro tempo, nel rispetto delle scadenze, come promemoria degli appuntamenti di lavoro e, più in generale, nella gestione degli impegni.

Funzione Impegni: l’utilizzo

La funzione Impegni, dunque, consente di creare elenchi di impegni e di gestire la propria agenda fino al loro completamento. Potete aggiungere impegni all'elenco predefinito e creare altri elenchi per organizzarli in base ad attività più specifiche, ad esempio in base a progetti di lavoro o personali. Man mano che avanzate su un impegno, potrete anche aggiungere informazioni, modificare lo stato e la percentuale di completamento, nonché contrassegnare l'impegno come completato, una volta portato a termine. Inoltre, Zimbra consente di sincronizzare altri impegni da un servizio remoto.

Come creare un elenco di impegni

Creare un elenco di impegni è abbastanza facile e il processo è piuttosto intuitivo. Vi basterà seguire questi semplici passaggi:

  1. Cliccate sul menù a discesa “Nuovo messaggio” (in alto a sinistra) e selezionate l’opzione “Cartella impegni”;
  2. Nello spazio apposito inserite il nome del nuovo impegno e assegnategli un eventuale colore. Se desiderate sincronizzare altri impegni da un servizio remoto, selezionate la casella “Sincronizza gli impegni del servizio remoto” e inserite l’indirizzo URL. Infine premete il tasto “OK”;
  3. Il nuovo impegno sarà ora visibile sotto la scheda “Impegni”. A questo punto potrete creare o aggiungere un’attività all’elenco selezionando ogni volta l’opzione “Nuovo impegno”;
  4. Per rendere più dettagliato ogni impegno, è possibile aggiungere una serie di informazioni, come ad esempio il luogo, il livello di priorità di quella determinata attività, la data di inizio e quella di scadenza, l’impostazione di un promemoria e così via. Una volta aggiunti i vari dettagli, premete “Salva”.

Grazie all’intelligenza di Zimbra, potrete anche condividere i vari impegni con altri utenti. Questa funzionalità è molto utile, in particolar modo per i colleghi che stanno lavorando allo stesso progetto. Per procedere basterà cliccare con il tasto destro sull’impegno che si desidera condividere e inserire negli spazi appositi gli indirizzi email degli interessati.

Come aggiornare un impegno

Una volta creato, potrete gestire e aggiornare l’impegno fino al suo completamento. Come? Ecco i passaggi:

  1. Come prima cosa selezionate la scheda “Impegni”;
  2. Dopodiché selezionate l’elenco degli impegni dal menu a sinistra dello schermo e cliccate due volte sull’impegno che desiderate modificare e aggiornare;
  3. A questo punto visualizzerete tutti i dettagli dell’impegno e potrete apportare le modifiche desiderate: la data di inizio e quella di scadenza, il luogo, il livello di priorità, lo stato di avanzamento o potrete semplicemente aggiungere una nota. Una volta terminato premete “Salva” e il gioco è fatto!