La gestione, il controllo e la tutela della privacy nell’e-mail aziendale è uno dei temi più delicati introdotti dal nuovo Regolamento Europeo per la Protezione dei dati personali. Come abbiamo già approfondito, il GDPR ha imposto alle aziende un severo percorso di adeguamento alla normativa europea per garantire un’efficace protezione ai dati personali trattati, e in particolare uncorretto trattamento della privacy nella posta elettronica, soprattutto in relazione alla riservatezza dei dati in sede conservazione ed eliminazione. Ecco come Zimbra Collaboration Suite – la suite professionale di posta elettronica open source – offre i più elevati standard di conformità al GDPR.

NUOVE patch Zimbra: 8.8.12 Patch 4 + 8.7.11 Patch 13

Si faccia avanti chi non ha mai commesso errori nell’invio di email. Nei precedenti articoli ci siamo soffermati su alcune regole di base per scrivere un’email in modo corretto ed esaustivo. In questo articolo vi mostreremo, invece, quali sono gli errori da non commettere nelle e-mail per evitare che si possano creare equivoci o incomprensioni tra i lettori.

Gli errori email più comuni

• Rispondere senza leggere - È uno degli errori più comuni, ma in contesti formali è altamente sconsigliato replicare senza aver compreso bene il senso del messaggio e aver risposto a tutti i quesiti. 
• L’incongruenza tra il titolo e il corpo del messaggio - Il primo campo a cui prestare attenzione prima di spedire il messaggio è l’oggetto, perché quest’ultimo consente di conoscere in pochi secondi il contenuto dell’e-mail e la motivazione del vostro messaggio. Uno degli errori nelle e-mail da non commettere è dimenticare di inserire l’oggetto o scrivere qualcosa di incongruente con il contenuto effettivo del messaggio.
• Rispondere accidentalmente a tutti o dimenticare di farlo – Un altro errore spesso imperdonabile che denota fretta o scarsa attenzione, ma che capita davvero molto di frequente.
• Inviare la mail al contatto sbagliato – Si tratta di un caso molto comune: a chi non è mai capitato di inviare per errore un’email ad un indirizzo sbagliato, magari ad un omonimo?
• Affidarsi al correttore automatico – Una scelta spesso sbagliata, che può causare l’invio di messaggi con errori ortografici anche banali che denoteranno una scarsa attenzione da parte del mittente. Questi sono errori da non commettere soprattutto nelle e-mail di lavoro, perché potrebbero portare il cliente a dubitare della vostra poca attenzione ai dettagli.
• Dimenticare l’allegato o inviare quello sbagliato – Altro errore che entra nell’ambito delle “sviste” molto spesso perdonabili, anche in contesti lavorativi.
• Essere troppo formali - Inviare un messaggio di posta elettronica freddo e distaccato senza personalizzazioni, fa instaurare un rapporto molto formale tra i due attori, quindi per evitare di incorrere in questo errore nella stesura delle vostre e-mail, ricordate di usare un tono informale, soprattutto tra colleghi o conoscenti. Qui la differenza tra formale e informale.
• Non indicare l’attesa di una replica-risposta – Se avete bisogno di ulteriori informazioni, assicuratevi di aver effettivamente inserito le vostre richieste all’interno del messaggio.
• Invio di informazioni sensibili – Evitare l’invio di password, numeri, codici di accesso e altre informazioni che non dovrebbero diventare note a tutti.
• Non inserire i contatti in calce – Infine, ricordate di inserire la firma automatica, perché consente al destinatario di avere sempre disponibili tutti i vostri contatti.

In Zimbra potete scegliere tra vari stati associabili ad un account Zimbra. Tra le differenze maggiori spiccano la possibilità di accedere alla casella o di poter ricevere o scrivere delle mail.

La PEC (Posta Elettronica Certificata) è ormai entrata stabilmente nella prassi di enti pubblici, aziende e privati per trasmettere o ricevere un documento informatico con garanzia legale dell’invio. Alcune funzionalità di questo strumento, però, restano ancora oscure, come ad esempio l’apertura degli allegati PEC, non leggibili se non attraverso alcuni passaggi. Ecco spiegato, allora, come aprire un allegato nella PEC.

Anche se i servizi di posta elettronica sono sempre più diffusi, non tutti conoscono le funzionalità dei provider di posta elettronica e quali servizi offrono per i provati, per le aziende o per la pubblica amministrazione. Scopriamo, allora, cosa sono e come scegliere il provider email giusto per le vostre esigenze.

Se avete la necessità di poter visualizzare gli indirizzi email presenti all'interno di una lista di distribuzione in fase di composizione o lettura di una email vi spieghiamo come fare.

Scegliere un indirizzo email professionale con dominio personalizzato è un’esigenza per molti professionisti. Inserire il proprio nome e quello dell’azienda nell’indirizzo di posta elettronica è sicuramente una strategia efficace per presentarsi ai clienti con maggiore autorevolezza e professionalità, ispirando fiducia. Ecco allora qualche suggerimento utile su come creare un indirizzo di posta elettronica professionale.

Quando non arriva una replica ad un messaggio urgente, inviare un email di promemoria è il metodo più cordiale per sollecitare la risposta tanto attesa. Può capitare di ricevere un’e-mail in cui il mittente chiede qualcosa, ma presi dai tanti impegni ci si dimentica di rispondere. E, ovviamente, può anche capitare la situazione inversa. Per gestire al meglio questa situazione, è utile saperecome scrivere un’email di sollecito risposta.

Volete personalizzare il tema del vostro account nella webmail? Vi spieghiamo come procedere.