Lavorare con le Agende di Zimbra: consigli per iniziare

come lavorare con le agende di zimbra calendario

L’Agenda di Zimbra è un’applicazione calendario che ti è utile per creare, tenere sotto controllo e coordinare i tuoi “impegni”, come: eventi, appuntamenti personali e di lavoro, riunioni, call.
Inoltre puoi creare diverse agende, impostare come meglio credi la vista di ognuna, renderle condivise o meno a vari gruppi di lavoro e far sapere loro se al momento disponibile oppure sei impegnato a fare altro. Insomma un alleato nella gestione della tua attività quotidiana e dei tuoi impegni. 

 

Impostare l’Opzione Vista Agende predefinita tra quelle disponibili

Al primo accesso nella scheda Agenda di Zimbra appare a tutti come Vista Agenda predefinita la “Settimana Lavorativa”. Con l’indicazione dei giorni lavorativi (in bianco) e il restante tempo libero (in grigio). Puoi decidere di lasciare tale vista, oppure cambiarla con un’altra delle Viste predefinite di Zimbra messe a disposizione.

Per far questo:

  1. Vai su: PreferenzeAgenda
  2. Seleziona l’Opzione Vista Agenda da Visualizzazione predefinita.

 

Lista delle Opzioni Vista Agenda predefinite disponibili su Zimbra

Ora che sei in Preferenze di Agenda in Zimbra, non ti resta che sceglierne una tra le seguenti diverse Opzioni Vista Agenda disponibili:

  • Vista Giornaliera, che mostra gli impegni di una giornata;
  • Vista Settimana lavorativa, visualizza invece gli impegni dal lunedì al venerdì escludendo così il fine settimana;
  • Vista Settimanale (di 7 giorni), ti mostra le attività di tutti e sette i gironi della settimana, compreso il week end. Con la possibilità di scegliere tu il giorno di inizio settimana;
  • Vista Mensile mostra tutti i tuoi impegni nell’arco di un intero mese come in un calendario;
  • Vista Elenco, se preferisci visualizzare l’elenco degli impegni all’interno di un preciso intervallo di tempo scelto;
  • Vista Pianificazione, nel caso di più Agende le mostra separate ognuna in una colonna diversa.

Una volta scelta l’Opzione Vista Agenda tra quelle disponibili, ricorda di cliccare su Salva e la visualizzerai ogni qualvolta aprirai l’applicazione Agenda di Zimbra.

 

Creare Agende Zimbra aggiuntive oltre a quella predefinita

Su Zimbra puoi decidere di creare altre Agende oltre a quella predefinita da sistema. Ti saranno utili per organizzare i tuoi diversi impegni suddividendoli per esempio in base ai diversi gruppi di lavoro, tipologia di attività o azienda. In tal caso ti basterà impostare l’Opzione Vista Pianificazione per tenerle tutte sotto controllo.

Ecco i passaggi per creare una nuova Agenda Zimbra:

Clicca su Scheda AgendaCrea nuova Agenda, da qui puoi dare un nome alla tua nuova Agenda e scegliere il colore da attribuire alle attività in essa comprese e che le distinguerà dalle altre (potrai anche decidere di cambiare in seguito il colore dalla voce Modifica Proprietà dell’Agenda).

 

Organizzare le Agende secondo un ordine gerarchico

Quando hai a che fare con più Agende su Zimbra è consigliabile ordinarle secondo un preciso ordine gerarchico dividendole in gruppi per gestirle meglio.

Clicca su Panoramica delle Agende → Seleziona l’agenda e trascinarla per spostarla all’interno di un’altra.
Altrimenti puoi scegliere di fare clic con il tasto destro sull’agenda da spostare e selezionare Sposta. Nella finestra di dialogo scegli cartella selezionare l’agenda dove spostare quella selezionata.

 

Rendere Visibile o meno la propria disponibilità al gruppo di lavoro

Zimbra ha come impostazione predefinita di mostrare la tua disponibilità al gruppo di lavoro all’interno di una precisa Agenda. Questo grazie attraverso la funzione libero/occupato che si aggiorna in base ai tuoi impegni in calendario.

Puoi anche decidere di disattivare questa funzione o perlomeno limitarne le informazioni.
Per farlo devi solo:

  1. Andare su Preferenze → Agenda → Autorizzazioni
  2. Selezionare l’Opzione Libero/Occupato → “Permetti solo a questi utenti interni di vedere i miei orari liberi/occupati”.
  3. Infine clicca su Salva.

 

Collegare l’Agenda all’email per aggiungere automaticamente inviti ricevuti all’agenda

Ti capiterà di ricevere Inviti e-mail sulla tua Posta in arrivo che potrai decidere di accettare o rifiutare. Nel primo caso potrai inoltre decidere di aggiungere questi inviti automaticamente alla tua Agenda, ti mostriamo come:

  1. Vai a Preferenze → Agenda
  2. Nella Sezione Generale seleziona “Aggiungi automaticamente all’Agenda gli appuntamenti ricevuti
  3. Infine Salva.

Ora quando accetterai un Invito e-mail sulla tua Posta in arrivo questo verrà automaticamente aggiunto alla tua Agenda Zimbra.

 

 

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