Quando il backup e-mail è fondamentale in azienda

Backup email aziendale in azienda

Il titolare del trattamento e il responsabile del trattamento si assicurano che il responsabile della protezione dei dati sia tempestivamente e adeguatamente coinvolto in tutte le questioni riguardanti la protezione dei dati personali” così recita l’articolo 32 del GDPR.

Quotidianamente vengono scambiate internamente e all’esterno un’enorme mole di dati e informazioni soprattutto via e-mail, per questo è necessario salvaguardare un loro eventuale danneggiamento o perdita attraverso un’attenta e corretta attività di backup e-mail.

Cosa si intende esattamente per backup e cosa lo distingue dall’attività di archiviazione e-mail

L’attività di backup tradizionale consiste essenzialmente in un duplicato (copia o “fotografia” di sicurezza) delle e-mail in entrata e in uscita dal server di posta elettronica (e dei dati contenuti al loro interno, comprese tutte le informazioni necessarie a rintracciarle), effettuata in tempo reale o con cadenza periodica ravvicinata (preferibilmente settimanale o mensile).

Questi dati sono resi disponibili per un determinato lasso di tempo sufficiente a ripristinare una situazione precedente a un dato evento negativo (malevolo), diversamente potrebbe venire compromessa la continuità operativa. In vista del GDPR l’attività di backup si configura come un’attività di fondamentale importanza per la corretta gestione dei dati in azienda che può essere inserita all’interno di un più ampio piano di DRP – Disaster Recovery Plan (una Policy di backup dettagliata che riporti precise indicazioni sulle modalità, le tipologie e le tempistiche da seguire per effettuare correttamente a scadenza il backup delle e-mail e dei dati critici per l’azienda).

Scopri come “Creare un Backup delle vostre email in Zimbra”.

Spesso si commette l’errore di confondere il backup con l’attività di archiviazione, quando invece quest’ultima si differenzia per avere come obiettivo: la conservazione nel lungo periodo di tutti i dati e delle informazioni contenute all’interno del server di posta elettronica all’interno di sicuri repository in grado di garantirne l’accesso (anche in sola copia lettura) a distanza di tempo.

I casi in cui è fondamentale aver svolto un corretto backup delle mail e dei dati

Tra i principali eventi (o “disastri”) che rendono inaccessibili le e-mail e le informazioni al loro interno mettendo a rischio la continuità operativa troviamo:

  • Disastri naturali e ambientali;
  • Attacchi informatici quali malware, virus o hakeraggio;
  • Problemi e guasti alla strumentazione tecnologica;
  • Anomalie della rete di connessione internet;
  • Errori e danni causati involontariamente dal personale autorizzato.

Una preventiva attività di backup del server di posta elettronica Zimbra permette di superare con successo queste situazioni, grazie al ripristino tutte le mail, i dati e le informazioni in esse contenute a un periodo precedente il verificarsi di tali eventi, così da non compromettere il corretto svolgimento dell’attività d’impresa.

Per le organizzazioni dotate di un mail server in proprio ilger.com propone MailServer di backup utile a garantire la consegna dei messaggi anche nel caso di server failure.

Contattaci per una consulenza personalizzata Zimbra e raccontaci quali obiettivi di DPR vorresti raggiungere all’interno della tua organizzazione.