Inoltrare e rispondere alle e-mail: ecco come fare in modo semplice ed efficace

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Come rispondere e mail

Rispondere ad un’e-mail può sembrare una delle azioni più semplici da compiere quando ci arriva un messaggio, eppure non sempre è così. Con il passare del tempo, poi, i diversi client di posta elettronica si aggiornano e le possibilità aumentano sempre di più. Per esempio, possono essere impostate alcune funzioni che riducono il tempo di scrittura e di completamento dell’indirizzo di posta elettronica, funzioni di risposta rapida, o ancora funzioni che inviano un sollecito, un suggerimento che invita a rispondere a un messaggio privo di risposta. Vediamo di seguito alcune procedure su come inoltrare e rispondere alle e-mail: un modo semplice ed efficace.

Funzione “Rispondi”

Molto intuitivamente, la prima cosa da fare quando si vuole rispondere ad una e-mail, è senza dubbio quella di cliccare sul pulsante Rispondi nell’apposita barra degli strumenti. In questo caso sarà riportato all’interno del campo destinatari solo l’indirizzo del mittente da cui abbiamo ricevuto il messaggio.

Funzione “Rispondi a tutti”

Diverso è se se dovete rispondere a una e-mail che ha altri destinatari oltre voi e volete recapitare il messaggio di risposta a tutti. Come fare dunque per incorporare tutti i destinatari del primo messaggio, e non solo il mittente? Per sopperire a questa esigenza basterà cliccare sul pulsante Rispondi a tutti: in questo modo saranno riportati tutti gli utenti presenti nel messaggio originale.

In entrambi i casi, il messaggio di risposta avrà come titolo il medesimo oggetto del messaggio a cui si sta rispondendo, preceduto dalla dicitura Re (Reply).

Funzione “Inoltra”

I due precedenti sono passaggi piuttosto intuitivi e semplici, che compiamo ogni qual volta vogliamo rispondere ad un messaggio di posta elettronica. Tuttavia, vi è una terza possibilità: quando si riceve un messaggio e si desidera inviarlo a terzi, così com’è. In questo caso non dovrete far altro che selezionare il pulsante Inoltra

Ancora una volta il messaggio di risposta avrà come titolo il medesimo oggetto del messaggio a cui si sta rispondendo, preceduto dalla dicitura Fw (Forward). Diversamente dai casi precedenti, però, quando si inoltra un messaggio è possibile cambiare l’oggetto dell’e-mail, per dare vita a una nuova conversazione da conservare in archivio.

Per inoltrare il messaggio, poi, è necessario compilare i campi dei destinatari, e di eventuali CC e CCN, digitando l’indirizzo (o gli indirizzi) delle persone a cui si desidera inviare l’e-mail.

In tutti e tre i casi, invece, dopo aver selezionato l’opzione di risposta di vostro interesse, sarà sufficiente cliccare il tasto Invia e il messaggio di posta elettronica sarà spedito correttamente.

Rispondere alle e-mail con Zimbra

Il client di posta professionale Zimbra offre ai propri utenti numerose alternative su come rispondere ad un’e-mail. Mediante il menù Opzioni presente nella barra degli strumenti, si potrà decidere, poi, se includere il testo come allegato, se includere solo l’ultimo messaggio o se inserire la firma automatica. Utilizza gratuitamente sul tuo pc una demo di Zimbra, per conoscerne tutte le funzionalità legate all’invio delle e-mail, alla risposta e all’inoltro di messaggi.