Come archiviare email per liberare spazio

Archiviare email per liberare spazio

Con Zimbra Mail la gestione dello spazio è comoda e funzionale. Grazie a uno spazio di memoria delle cartelle email scalabile, con Zimbra è possibile conservare agevolmente anche i messaggi di posta più vecchi. Zimbra offre l’opportunità di risparmiare memoria su disco, espandendo lo spazio di memoria al bisogno senza alcun rallentamento per quanto concerne l’abituale attività produttiva. La gestione dello spazio di archiviazione della posta diventa semplice e immediata. Tuttavia, per ottimizzare al meglio questo spazio l’archiviazione è una pratica sempre molto utile e valida.

 

Perché archiviare i messaggi

L’archiviazione delle email su disco è una pratica molto importante, che sarebbe bene svolgere con regolarità. Archiviare i messaggi, le comunicazioni, i documenti e i file ci permette di accedere a questo materiale in ogni momento, anche in assenza di connessione alla rete Internet. Questo è fondamentale per un’azienda che vuole tracciare lo storico delle sue comunicazioni, specie per quanto concerne i messaggi che hanno valore legale. Inoltre, questo procedimento ci permette di liberare spazio utile dalla nostra casella di posta elettronica. Zimbra ha investito molto per ottimizzare l’archiviazione dei file, offrendo altissime prestazioni e garantendo sempre il massimo della sicurezza.

 

Archiviare i messaggi con Zimbra Mail

Il client di posta elettronica Zimbra Mail permette di conservare e archiviare tutte le email presenti nella casella in pochi semplici passi. Archiviando i messaggi avrai la sicurezza che questi non verranno mai erroneamente cancellati e, allo stesso tempo, ottimizzerai anche lo spazio dedicato ai messaggi. In tutto questo, le email verranno archiviate nella loro interezza, non solo come messaggi di testo. Archiviando un’email avrai quindi sempre a disposizione tutti gli allegati e tutti i dati relativi al messaggio.

Per procedere con l’archiviazione basterà fare un backup dei file nella casella di posta elettronica, salvandoli direttamente sul tuo PC. Per farlo basterà accedere alla webmail, selezionando prima la voce “Preferenze” e poi la voce “Importa/Esporta” nel menù a sinistra. Cliccando su “Esporta” si può scegliere tra due diverse opzioni:

  1. Archiviare solo alcune email, o relative sottocartelle
  2. Eseguire un backup completo di tutta la casella di posta elettronica

 

Attivare l’archiviazione automatica della posta elettronica

Per attivare l’archiviazione automatica della posta elettronica bisogna selezionare dal menù la voce “Proprietà”. Si aprirà quindi una finestra con l’opzione “Archiviazione automatica”. A questo punto, si offrono due opportunità:

  1. Archiviare i file presenti nella cartella secondo le impostazioni predefinite, stabilendo con che frequenza attivare l’archiviazione e in quali cartelle di destinazione salvare i file.
  2. Archiviare le cartelle seguendo un’impostazione personalizzata, selezionando in quali cartelle archiviare i file, impostando gli intervalli di tempo preferiti.

 

Archiviare per fare ordine nella cartella di posta elettronica

I messaggi non vengono archiviati solo per questioni di spazio, ma anche per questione di ordine e praticità. È possibile archiviare i file senza necessariamente scaricarli su disco, ma continuando a tenerli sullo spazio di archiviazione della webmail. In questo caso sarà sufficiente mettere una spunta affianco ai titoli delle email da archiviare, per selezionare poi il pulsante “Archivia”.

Per saperne di più, contattaci e ricevi subito una consulenza personalizzata Zimbra.