Annullare l’invio di una email con Zimbra Undo Send

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Annullare l'invio di una mail con Undo Send

Attualmente, la posta elettronica è lo strumento più utilizzato in assoluto per la comunicazione aziendale. Questo sistema permette infatti di scambiare informazioni di diverso tipo e in diversi formati. L’email viene utilizzata da molte aziende anche per la condivisione di dati e documenti sensibili perché oggi questo mezzo vanta standard di sicurezza sempre più elevati. Servizi di Email Filtering, o strumenti come la Two Factor Authentication, hanno reso l’utilizzo della posta elettronica sempre più efficiente e affidabile. Zimbra ha investito moltissimo in questo senso, offrendo un servizio mail semplice, più veloce e sempre più sicuro da utilizzare. Non a caso, Zimbra Mail attualmente è considerato il maggior provider di posta elettronica al mondo per dimensioni e per prospettive di crescita.

 

Ridurre al minimo ogni possibile errore

Alcuni strumenti informatici ci offrono un grandissimo aiuto nei confronti di minacce esterne, ma come ridurre al minimo gli errori legati alla disattenzione umana? Proprio per il grande utilizzo che si fa della posta elettronica, capita spesso che scrivendo un messaggio si commettano degli errori grammaticali. Il controllo ortografico automatico dei messaggi è di grande utilità, ma a volte potrebbe servire un ulteriore aiuto. Non di rado, infatti, capita anche che si inviino messaggi all’utente sbagliato. La cosa può spesso generare imbarazzo e fraintendimenti, nel peggiore dei casi delle vere e proprie “crisi diplomatiche” difficili da sbrogliare. Nessun problema, con Zimbra Undo Send è possibile annullare l’invio di un’email, impedendo che venga completato il suo processo di consegna. Vediamo nel dettaglio come.

 

Attivare UndoSend

L’utilizzo di Zimbra Undo Send è semplicissimo e molto intuitivo. Il primo passo per il suo funzionamento è attivare la zimlet aprendo il menù “Preferenze” del tuo account di posta elettronica. Dovrai poi selezionare il nome “UndoSend”, nella colonna di sinistra delle Zimlet.

Per utilizzare Undo Send per Zimbra 9 dovrai selezionare il profilo dell’utente a destra della schermata, e cliccare sulla voce “Impostazioni”. A quel punto dovrete selezionare l’opzione “Scrittura di email”.

In questo modo ogni volta che si invierà un messaggio apparirà un pop-up che permetterà di annullare l’invio prima che ne avvenga la consegna. Affinché questo avvenga basta cliccare sul tasto “Annulla”. Il messaggio non sarà inviato e avrai quindi tutto il tempo di rivederlo, di modificarlo, di cancellare il destinatario selezionato e di aggiungere un destinatario differente.

 

Disattivare UndoSend

Se vogliamo disattivare la funzionalità UndoSend basterà semplicemente cliccare la spunta “Disattiva”, presente sempre sullo stesso pop-up. In questo modo il pop-up non comparirà più fino a nuova attivazione.

 

Impostare Undosend

Zimbra consente anche di selezionare un intervallo specifico di tempo in cui attivare UndoSend. In questo modo, il pop-up con la possibilità di annullare la consegna del messaggio comparirà solo negli orari prestabiliti. Questa è una soluzione molto pratica e funzionale, che ti permette di ottimizzare in modo significativo l’invio dei messaggi di posta elettronica in determinati momenti della giornata.

Vuoi saperne di più? Non esitare a contattarci. I nostri esperti saranno lieti di fornirti una consulenza personalizzata Zimbra in linea con tutte le tue necessità professionali più specifiche.