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10 Ago

Posta elettronica ed archiviazione: ecco 3 cose da sapere

Creato: 04 Agosto 2017

archiviazione posta elettronica

Quando usate il vostro computer il caricamento dei programmi è lento? È probabile che la posta elettronica occupi troppo spazio sul disco. La quantità di mail che quotidianamente riceviamo rischia di appesantire la casella di posta in arrivo, con conseguenti rallentamenti.

Vi sveliamo 3 cose che è bene sapere riguardo l’archiviazione della posta elettronica.

 

  1. Ordine e spazio. Una gestione razionale della posta elettronica consente di lavorare in modo più fluido ed inoltre è un’ottima soluzione salva spazio su disco. Grazie all’archiviazione potete categorizzare le informazioni senza il rischio di perdita dei dati, perché ogni messaggio avrà la sua esatta collocazione. Via libera quindi alla creazione di cartelle che potranno riguardare comunicazioni specifiche.
  2. Tag e attributi. Un’altra possibilità che l’archiviazione della posta elettronica offre è quella di usare i tag che si riferiscono a determinati attributi, da voi stessi selezionati. Potrete così attribuire un tag ad ogni conversazione che ritenete debba essere categorizzata. Si tratta di un’operazione semplice ma che vi farà risparmiare tempo al momento del reperimento dei messaggi.
  3. Utilità. Se pensate che determinati messaggi potranno esservi utili in futuro, allora, archiviate! Scegliete voi se utilizzare la semplice cartella “Archivio” presente di default in tutti i client di posta, oppure se preferite utilizzare gerarchie complesse. È bene sapere però che con alcuni mail server potrete ripescare un messaggio con un semplice search, con altri invece, sarà più complicato ed è quindi consigliabile utilizzare l’efficiente metodo della catalogazione per cliente, progetto, evento ecc. Inoltre, ricordate che la funzionalità base non sempre soddisfa certi criteri come integrità dei dati e sicurezza.

 

Infine, non confondete l’archiviazione con il backup. Sono due operazioni che spesso vengono confuse ma che, al contrario, rispondono ad obiettivi differenti. Pensate di non dovere archiviare perché avete già effettuato il backup? Niente di più sbagliato. Il loro uso sinergico, invece, sarà una mossa di sicuro vantaggiosa per voi.

 

Fonte immagine: Pexels.com